مبانی نظری ارتباط سازمانی ، ارتباطات سازمانی

(فصل دوم تحقیق)

نوع فایل:wordوقابل ویرایش

برای اینکه یک اندیشه به واقعیت بپیوندد باید برنامه ای وجود داشته باشد و هنگامی که یک برنامه توسعه می‌یابد باید با افرادی که درگیر اجرای آن هستند ارتباط برقرار شود. در این زمینه ارتباطات وسیله به دست آوردن حاصل کار از دیگران به شمار می‌رود و به عنوان فرآیند انتقال و دریافت اطلاعات تعریف می‌‌شود.

ارتباطات نقطه آغاز کلیه وظایف مدیریتی است. بدون ارتباطات، برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل مقدور نیست زیرا درک اطلاعات وانتقال آنها ممکن نیست.

ارتباط عبارت است از کلیه فعالیت های گفتاری، نوشتاری و حرکتی که برای انتقال معنی و مفهوم از فردی به فرد دیگر یا اثر گذاری و نفوذ بر دیگران به کار می رود. (فرهنگ،17:1372)

ارتباط فرآیندی است که از طریق آن مفاهیم را با استفاده از علائم و سمبل های کلامی و غیر کلامی در یک زمینه مشخص ایجاد، حفظ و اداره می کنند(کچینگز1، 2004: 8).

ارکان اصلی فرایند ارتباطات:

کاتر12 ارتباطات را به صورت زیر تعریف کرده است : یک فرستنده پیام، پیامی را از طریق وسیله یا ابزاری به گیرنده پیام می فرستد که او به آن پاسخ می‌دهد .

به مفهوم ساده فرایند ارتباط در شکل ذیل نشان داده شده است(رابینز13، 2003: 284):

..........................

ارتباطات سازمانی :

ارتباط سازمانی عبارت است از انتقال اطلاعات، مفاهیم و معانی بین افراد سازمان (الوانی،168:1384). ارتباط سازمانی فرآیندی است که می توان بوسیله آن سیستمی را برای گرفتن اطلاعات و تبادل معانی با افراد و سازمانهای فراوان داخل و خارج سازمان بر قرار کرد. (رضاییان،472:1384)

.....................

- ویژگی‌های ارتباطات سازمانی:

ارتباط سازمانی به‌عنوان یكی از حوزه‌های تخصصی ارتباطات كلامی یا گفتاری22، از مباحث مهم مدیریت به‌شمار می‌رود. این‌گونه از ارتباط شكلی از ارتباط میان‌فردی است؛ كه در آن ارتباط به‌طور مستقیم بین دو یا چند نفر از افراد، در مجاورت فیزیكی هم، واقع می‌شود و به‌دلیل وجود ویژگی‌های خاص خود، تشكیل‌دهنده‌ی حوزه متمایز و شاخص در مطالعه‌ی ارتباطات شده است.

.......................

- تفاوت ارتباط سازمانی با انواع دیگر ارتباط :

1. ارتباط سازمانی وظیفه‌مدار است؛ سازمان‌ها، مجموعه‌های هدف‌مدار هستند؛ كه فعالیت‌های آن‌ها در جهت تحقق اهداف فردی و سازمانی، هماهنگ شده‌اند.

...............

انگیزه و فایده‌ی ارتباط سازمانی :

همه‌ی انواع سازمان‌ها ممكن است به‌عنوان مجموعه‌ای از تشكل‌های هدف‌دار در نظر گرفته شوند؛ كه افراد در آن‌ها به‌دلایل متعددی با یكدیگر ارتباط دارند، اما انگیزه‌ی اصلی مشاركت، این است كه اهداف سازمانی و شخصی به‌واسطه عملكرد جداگانه افراد به‌آسانی قابل حصول نیستند؛ اما می‌توان به‌وسیله عملكرد گروهی به آنها جامه‌ی عمل پوشاند؛ بنابراین ارتباط در سازمان‌ها می‌تواند عامل دست‌یابی به اهداف سازمانی به‌شمار رود

................

- انواع ارتباطات در سازمان دارای ساختار رسمی :

در یك سازمان دارای ساختار رسمی، فرایند ارتباطات را می‌توان این‌گونه تقسیم‌بندی كرد:

1. ارتباطات رسمی؛ برخی از كانال‌های ارتباطی، مجاری ارتباطی هستند؛ كه به‌طور رسمی به‌وسیله مدیران و دیگر افراد ذی‌نفع طراحی و اجرا می‌شوند. چنین كانال‌هایی برای ایجاد جریان‌های اطلاعاتی به‌سمت پائین، افقی و بالا طراحی شده‌اند. وجود این كانال‌ها برای مرتب كردن و هماهنگی فعالیت‌های افراد در پست‌های مختلف آن ساختار ضروری است.

.................

- فرایندهای ارتباطات سازمانی:

1. فرایندهای جامعه‌پذیری؛ در هر سازمانی فرایندهای ادراكی و رفتاری گوناگونی صورت می‌گیرد؛ كه از طریق آن‌ها افراد به‌سازمان می‌پیوندند و با آن یكی شده و در آن می‌مانند. یكی از این فرایندها جامعه‌پذیری است كه سازمان‌ها سعی می‌كنند؛ از طریق فرایندهای رسمی و غیررسمی جامعه پذیری بر انطباق افراد تأثیر بگذارند و فرد را جزئی از سازمان كرده و ارزشها و هنجارهای سازمان خود را به وی منتقل نمایند.

.................

- سبك‌‌های ارتباطی در سازمان :

1. سبك كنترلی؛ در این سبك، كه سبكی یك‌طرفه به‌شمار می‌رود، فردی كه عامل ارتباطی است و ارتباط برقرار می‌كند، به اقدامات و تفكرات خاص افراد دیگر، در رابطه با خودش، جهت خاصی می‌دهد و آن‌ها را محدود می‌كند. در این سبك، ارتباط‌گر هدایت‌گر است و هدفش هدایت دیگران است.

..............

- روابط بین سازمانی :

سازمان‌ها برای بقاء در محیط، اغلب روابط مداومی را با سایر سازمان‌ها برقرار می‌كنند.

"الیور 24"، شش اقتضای مهم مؤثر بر شكل‌گیری روابط بین سازمانی را این‌گونه بیان كرده است:

1. الزام: "الیور" اشاره دارد، كه یك سازمان به‌منظور برآورده كردن الزامات قانونی یا تنظیم‌كننده‌ی خود، روابط یا تبادلاتی را با دیگر سازمان‌ها برقرار می‌كند؛

جهت ارتباطات سازمانی :

در داخل سازمانها ارتباط در چهار جهت جداگانه جریان دارد:

 ارتباط روبه پایین:

ارتباطی که از یک سطح سازمان به سطح پایین تر آن جریان دارد، ارتباط رو به پایین نامیده می شود. زمانی که یک مدیر با کارمند خود ارتباط بر قرار می کند، اولین نوع ارتباط که به ذهن می رسد، ارتباط رو به پایین است. رهبران و مدیران از این نوع ارتباط برای تعیین اهداف، انتقال سیاستها و رویه ها به کارکنان، خاطر نشان کردن مشکلاتی که به توجه ویژه ای نیاز دارند و باز خورد عملکرد کارکنان، استفاده می کنند(رابینز26، 2003: 284). 

...............

- کانالهای ارتباطی رسمی و غیر رسمی  :   

ارتباط سازمانی اثر بخش در بر گیرنده کانالهای ارتباط رسمی است. کانالهای ارتباطی رسمی در یک سازمان، ساختار رسمی سازمان را نشان می دهد و به صورت نزدیکی با سلسله مراتب سازمانی ارتباط دارد. بسیاری از سازمانهای بزرگ کانالهای ارتباطی بوروکراتیک یاسنتی بسیاررسمی رابه کارمیگیرند؛این سازمانهاکارکنان راملزم می کنندتابرای برقراری ارتباط سازمانی ازاین کانالهااستفاده کنند(کچینگز27، 2004: 10).  

.................................

- ضرورت برقراری ارتباط در مدیریت :

هنری مینتز برگ عامل ارتباطات را به عنوان یكی از مهم ترین عوامل در ایفای نقش مدیران بیان می‌كند. با استقرار كانال ارتباطی صحیح بین مدیر و كاركنان پنج هدف زیر تحقق می‌یابد:

................

موانع ارتباطی :

مانع ارتباطی عبارت است از هر نوع عامل یا علتی که در راه ارسال یا درک پیام اختلال ایجاد کند. موانع ارتباطی را می توان به دو گروه موانع خارجی و موانع داخلی تقسیم کرد. موانع خارجی به عوامل فیزیکی