پروژه مالی سیستم انبار و خرید در شركت تجهیزات ایمنی راهها

پیشگفتار 
منظور از طرح سیستم اطلاعاتی انبار در كارخانه ، بطور كلی ایجاد روشی سیستماتیك و منطقی است برای اجرای عملیات مربوط به كالاهای موجود در انبار و همچنین اعمال كنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات . 
جزئیات سیستمهای طرح شده در واحدهای مختلف صنعتی با توجه به نوع فعالیت و سازمان داخلی آنها ممكن است با یكدیگر تفاوت داشته باشد ولی نتایج زیر از طرح هر سیتم اطلاعاتی انبار عاید می گردد : 
1) ایجاد رابطه های بهتر و منطقی تر در داخل كارخانه برای تبادل اطلاعات .
2) تسریع عملكرد قسمتهای مختلف به كمك طرح فرمهای مناسب . 
3) انجاد كنترلهای بهتر در كارخانه . 
4) كمك به شناسائی بهتر كالاهای موجود در انبار با توجه با تنوع آنها .
5) طرح فرمهای مناسبتر برای نگهداری حساب موجودیهای انبار ( مثل كـارت انبـار و… ) .
6) طرح فرمهای بهتر برای نقل و انتقالات كالاهای موجود انبار ( مثل برگ درخواست جنس از انبار و …. ) .
7) نگهداری اطلاعات بروز درآمده از وضع موجودیهای انبار كه در مقاطع مختلف مورد استفاده قرار می گیرد ( مثلاً برای محاسبه قیمت تمام شده و …. ) .
8) سفارش به موقع كالا و به میزان مورد نیاز به آن . 
9) افزایش اطلاعات مدیریت از میزان كالاهای موجود در انبار ، مصرف آنها و مسائل مشابه .
10) ایجاد اطمینان در مدیریت از عدم وجود سوءاستفاده در موجودیهای انبار . 
11) كاهش اشكالات احتمالی ناشی از غیبت افراد شاغل در سیستم ، بخصوص انباردار . 
12) كاهش هزینه ها و كارهای زائد اداری از طریق حذف فرمها و یا عملیات غیرضروری.
13) شناسائی كالاهائی كه بعلل مختلف به صورت بلااستفاده در انبار باقیمانده اند و سبب اتلاف فضای انبار و راكد نگهداشتن قسمتی از سرمایه كارخانه میشوند. 
فصل اول کلیات

تاریخچه شركت 
نگاهی اجمالی به سیستم انبار و خرید در شركت تجهیزات ایمنی راهها و همچنین توضیحاتی مختصر در مورد تاریخچه شركت و اهداف آن : 
شركت تجهیزات ایمنی راهها در سال 1317 هجری شمسی تأسیس گردید ، این شركت هنگام تأسیس به نام شركت سهامی رنگ نامگذاری گردید . با توجه به سوابق این شركت می توان به عملكرد این شركت در سالهای اولیه فعالیت اشاره كرد ، از عمده ترین اهداف اصلی این شركت ساخت وسائل و تجهیزات تخصصی از قبیل ماسك ، لباس ضد حریق و … بود .
اما در حال حاضر تولیدات این شركت شامل گاردریل كنار جاده ، علائم راهنمائی و رانندگی ، علائم هشداردهنده بازتاب ( رفلكترر )‌ ، گابیون و … میباشد . 
سهام این شركت تماماً متعلق به دولت میباشد و زیر نظر وزارت راه و ترابری اداره می گردد . 


انبارها 
این شركت دارای هشت انبار میباشد كه عبارتند از : 
1- انبار مواد اولیه 2- انبار ضایعات 3- انبار لوازم یدكی 4- انبار كالای تجاری 5- انبار محصول 6- انبار ابزار مصرفی 7- انبار سوخت 8- انبار متفرقه . 
نقشه هوائی و موقعیت فیزیكی این انبارها پیوست میباشد . 
كدینگ در شركت تجهیزات ایمنی راهها 
كدینگ اقلام انبارها در این شركت ، شامل 10 رقم می باشد كه رقم اول و دوم از سمت چپ كد كالا ، بیانگر نوع انبار میباشد ، یعنی انبار مواد اولیه با پیش شماره 11 انبار ضایعات با پیش شماره 12 ، انبار لوازم یدكی با پیش شماره 21 ، انبار كالاهای تجاری با پیش شماره 41 ، انبار محصول با پیش شماره 51 و انبار ابزار مصرفی با پیش شماره 62 ، انبار سوخت با پیش شماره 81 و انبار متفرقه با پیش شماره 91 شروع می شوند . 
پس از دو رقم اول از سمت چپ چهار رقم بعدی صرفاً برای گسترش انبار برای آینده پیش بینی شده است و به اصطلاح باز می باشد و پس از آن رقم هفتم و هشتم نشانگر نوع جنس كالا می باشد و در آخر دو رقم پایانی بیانگر واحد شمارش یا اندازه گیری كالا میباشد . یعنی اگر دو رقم آخر كد كالایی 01 باشد واحد اندازه گیری آن كالا كیلوگرم است و همچنین 02 نشانگر عدد ، 03 متر ، 07 لیتر ، 08 قوطی ، 09 یارد ، 10 دست ، 12 جلد ، 13 اصله ، 14 جین ، 15 شاخه و 16 رول میباشد . 
بعنوان مثال اگر كد كالایی 6202400402 باشد از رقم 62 مشخص می شود كه این كالا در انبار ابزار مصرفی میباشد و اعداد 0240 باز میباشد و اعداد 04 نشانگر نوع ابزار مثلاً سنگ برش میباشد و اعداد 02 نشانگر این است كه واحد شمارش این كالا عدد میباشد . 
نحوه ورود و خروج كالا از انبار 
نحوه ورود جنس به انبار 
در شركت « تجهیزات ایمنی و راهها » ورود كالا به انبار بدین صورت است كه استفاده كننده از جنس مورد نظر با توجه به نوع جنس مانند مصرفی بودن ، ملزومات ، مواد اولیه و … فرمی به نام درخواست كالا تنظیم مینماید و با ذكر نام خود و نام واحد درخواست كننده ، شرح و تعداد جنس مورد نیاز خود را اعلام می نماید و پس از استعلام از انبار مبنی بر نبود این جنس در انبار ، جهت خرید به واحد تداركات ارجاع می گردد . واحد تداركات نیز پس از طی مراحل قانونی ( دریافت استعلام بها ، پیش فاكتور و … ) نسبت به خرید جنس مورد نظر اقدام می نماید و جنس خریداری شده وارد انبار شده و برای آن رسید انبار صادر می شود . رسید انبار در سه نسخه ( یك نسخه 3 برگی ) تنظیم می گردد كه یك نسخه از این برگها نزد آورنده جنس ( تحویل دهنده ) ، یك نسخه نزد تحویل گیرنده ( انبار ) و نسخه دیگر هم به همراه فاكتور ، درخواست خرید ، استعلام بها و غیره جهت ثبت و تنظیم سند خرید تحویل امور مالی می گردد . 
نحوه خروج جنس از انبار 
همچنین در این شركت برای خروج جنس از انبار ، ابتدا تكمیل فرم درخواست كالا توسط واحد متقاضی جنس صورت می گیرد و در صورت وجود جنس مورد نظر در انبار ، حواله صادر می گردد و پس از تكمیل و تأئید حواله مربوطه جنس مذكور به تعداد ( یا مقدار ) حواله شده از انبار خارج می گردد . در صورت لزوم برگ خروج از انبار نیز توسط انباردار یا مسئول انبار صادر می گردد . 
فرمهای مورد استفاده در انبارهای تجهیزات ایمنی راهها 
1- حواله : جهت خروج كالا از انبار مجوزی بنام حواله صادر می گردد . حواله انبار شامل : ردیف ، كد كالا ، شرح جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ میباشد كه در سه نسخه تنظیم می گردد . نسخه اول برای حسابداری ، نسخه دوم برای انبار و نسخه سوم برای تحویل گیرنده میباشد ، همچنین حواله انبار دارای كد انبار ، شماره سریال حواله ، نام واحد درخواست كننده و تاریخ میباشد كه توسط رئیس اداره انبارها (مسئول ابنارها ) و انباردار و تحویل گیرنده امضاء می گردد . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد . 
2- رسید : جهت ورود كالا به انبار مجوزی بنام رسید انبار صادر می گردد ، قسمتهای اصلی رسید انبار عبارتند از : ردیف ، كد جنس ، نام جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ میباشد كه در سه نسخه تنظیم می گردد ، نسخه اول برای حسابداری ، نسخه دوم برای انبار و نسخه سوم هم برای تحویل دهنده جنس ( واحد تداركات ) است . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد . 
3- برگشت رسید : گاهی اوقات اتفاق كه كالایی در اثر عوامل مختلف باید به فروشنده و یا سازنده آن عودت گردد ، در این صورت كالای رسید شده در انبار را باید برگشت رسید كرد ، و یا به عبارتی با عودت آن به فروشنده یا سازنده آن ، برگشت از خرید تنظیم می گردد این سند شبیه حواله انبار میباشد ، با این تفاوت كه در آن علت برگشت نیز ذكر میشود . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد . 
4- فرم برگشت كالا : گاهی اتفاق می افتد كه كالایی از انبار درخواست می گردد اما پس از صدور حواله و خروج كالا ، این كالا به انبار عودت می شود . ثبت ورود كالا به انبار در سندی بنام برگشت كالا به انبار انجام می شود . این فرم شبیه رسید انبار است ، با این تفاوت كه در این فرم علت برگشت كالا به انبار نیز قید می گردد . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد . 
انبارگردانی 
همانگونه كه میدانید موجودی مواد و كالا یكی از اقلام دارایی های جاری و همچنین یكی از مهمترین اقلام ترازنامه است ، در پایان هر دوره مالی جهت اثبات مقدار ( مبلغ ) واقعی موجودیهای مواد و كالا و همچنین جهت دستیابی به مقدار و مبلغ اجناس انبار عمل انبارگردانی انجام می گیرد . 
در شركت تجهیزات ایمنی و راهها این عمل در سال مالی منتهی به 1382 با حضور نمایندگان سازمان حسابرسی صورت گرفت . بدین صورت كه كمیته ای تشكیل گردید كه كمیته انبارگردانی نام دارد . برای این كمیته مسئولی انتخاب شد كه وظیفه این كمیته اجرای دقیق دستورالعمل انبارگردانی بود و شخصی بعنوان هماهنگ كننده تعیین گردید كه مسئولیت هماهنگی بین انبارها ، مسئولین انبارها و شمارشگران و نمایندگان سازمان حسابرسی بود . 
انبارگردانی در این شركت به مدت 30 روز طبق دستورالعمل و اجرای موارد زیر انجام گردید :
1- كنترل اجناس : از آغاز انبارگردانی موجودی انبارها چك گردید . برای اطمینان از اینكه جنسهای مشابه در چند جای مختلف قرار نگیرند و یكجا جمع شوند و مواردی بود كه رفع شد . 
2- تگ گذاری : برگه های شمارش شامل سه قسمت مشابه كه در آن شماره سریال برگه ، كد كالا ، شرح كالا ، تعداد شمارش شده ، واحد و نیز دو محل امضاء برای شمارش كنندگان وجود داشت . این تگهای شمارش قبل از آغاز انبارگردانی بصورت كامپیوتری پرینت شده و هر كدام روی جنس مربوطه قرار گرفته بود . 
3- شمارش اول : شمارش كنندگان در چند تیم دو نفری تقسیم شده كه یك نفر مسئول شمارش و دیگری مسئول ثبت مقادیر بود . شمارش از یك طرف انبار و در جهت خاصی شروع شد . شمارش كنندگان به ترتیب قفسه ها و ردیفهای انبار را طی كردند و به هر جنس كه رسیدند قسمت اول تگ را جدا كرده و پس از شمارش دقیق مقادیر شمارش شده در آن ثبت كردند ، سپس قسمتهای مربوط به شمارش دوم و سوم را در جای قبلی خود ( روی جنسها ) قرار می دادند . طبق استانداردها این عمل ( شمارش اول ) توسط گروه دیگری نیز انجام می گیرد و در قسمت مربوط به شمارش دوم ثبت و توسط شمارش كنندگان ( تیم دوم ) امضاء می گردد . 
جمع آوری برگه های شمارش 
در پایان هر روز برگه های شمارش به تفكیك شمارش اول و دوم توسط ناظرین انبارگردانی ( حسابرسان ) جمع آوری و نگهداری می شد . پس از آنكه كلیه موجودیهای انبار شمارش گردید با حضور بازرسان قانونی شركت ( حسابرسان ) پاكت حاوی برگه های شمارش باز شده و موجودیهای شمارش شده وارد كامپیوتر گردید . 
لیستهای مغایرت 
اگر بین شمارش اول و شمارش دوم گروههای شمارش اختلافی وجود داشته باشد ، این موارد در لیستی به عنوان مغایرت اولیه چاپ ( تهیه ) می شود و شمارش مجدد این اقلام انجام می گیرد . سپس این شمارشها وارد كامپیوتر گردیده ( پاسخ ) و با موجودی كالاها طبق كاردكس مقایسه می گردد . در صورت وجود هرگونه اختلاف بین آنها لیست مغایرت ثانویه تهیه می گردد و اینبار با حضور مسئول انبار یا انباردار و یا كمك انباردارهایی كه مورد اطمینان مسئولین انبار هستند شمارش سوم انجام می گیرد و نتیجه این شمارش در قسمت سوم برگ شمارش ( تگ ) ثبت می شود . سپس برای آخرین بار این شمارشها وارد كامپیوتر ( پاسخ ) شده و لیست مغایرت نهایی گرفته ( چاپ ) می شود . لازم به ذكر است كلیه این فعالیتها باحضور حسابرس انجام می گیرد و برگه های شمـارش سوم بـه تـأیید و امضـاء انبـاردار می رسد .
كه در این شركت مواردی مغایرت وجود داشت كه پس از طی این مراحل رفع گردید . 
پس از اتمام انبارگردانی صورتجلسه انبارگردانی و همچنین تأییدیه انباردار نیز تهیه گردید . كلیه لیستهای فوق به امضاء مسئول هماهنگ كننده انبارگردانی ، مسئول انبار و انباردار رسیدند . جهت شروع اعمال انبارداری در سال جدید مالی لیست كسری و اضافی انبار مورد استفاده قرار گرفت . بدین ترتیب كه كلیه كسری انبار به حساب هزینه ها و كلیه اضافات انبار به حساب سایر درآمدها یا درآمدهای متفرقه منظور گردید 

فهرست:

پیشگفتار 
فصل اول : كلیات 
تاریخچه شركت 
انبارها 
كدینگ
نحوه ورود و خروج كالا از انبار 
فرمهای مورد استفاده در انبارهای شركت تجهیزات ایمنی راهها 
انبارگردانی 

فصل دوم : شناسایی انبار 
مقدمه 
هدف و اهمیت انبارداری 
انبار و انواع آن 
انبارهای سازمانهای تولیدی و صنعتی 
موجودیهای انبار ( انواع انبار ) 
محل سازمانی و تشكیلات داخل انبار 
مشخصات انباردار 
اهم وظایف انباردار 
رعایت اصول ایمنی و حفاظت در انبار 
انبار اسقاط یا انبار لوازم فرسوده 
واحد كنترل انبار یا كنترل اقلام 

فصل سوم : طبقه بندی كالاها ، كدگذاری و تنظیم كالاها در انبار
طبقه بندی كالاها 
محاسن طبقه بندی كالاها 
خصوصیات طبقه بندی صحیح 
مبانی طبقه بندی كالاها 
كدگذاری كالاها 
ضرورت و شرایط كدگذاری 
خصوصیات یك نظام كدگذاری صحیح 
علل استفاده از نظام كدگذاری 
روشهای كدگذاری 
كدگذاری بر اساس طبقه بندی كالاها 
كد میله ای ( خط نما ) 
استقرار كالاها در انبار 
چیدن و استقرار كالاها در انبار 
استفاده از حداكثر فضای انبار 
وسایل كار در انبار 
نظامهای خروج كالا از انبار 
روشهای انباركردن كالا 

فصل چهارم : نظام نظارت بر انبار 
وسایل و ابزار نظارت بر عملیات انبار 
دفاتر انبار 
كارت انبار 
كاردكس حسابداری 
مهمترین كارتهای انبار 
طراحی نظام اطلاعاتی برای انبار 
نتایج حاصل از استقرار نظام صحیح اطلاعاتی انبار 
وظایف اطلاعاتی انباردار 
طراحی فرمهای انبار 
نمودار حركت فرمها 
تعریف فرم 
فرمهای مورد نیاز انبار 
گردش عملیات در سیستم تداركات 
دریافت و صدور كالاها 
روشهای اجرای كار در انبار 
عملیات حسابداری خرید و انبار 
روشهای درخواست و دریافت كالا از انبار 
روشهای صدور و درخواست خرید و ورود كالا به انبار 
روش برگشت كالا به انبار 

فصل پنجم : نظام نظارت بر موجودی 
استقرار نظام نظارت بر موجودی جنسی در سازمان 
هدف و فواید نظارت بر موجودی 
اهمیت و فواید نظام نظارت بر موجودی 
دسته بندی كالاهای مختلف 
ارزش یابی كالاها
هزینه های مربوط به موجودی 
نظام موجودی صفر 

فصل ششم : شیوه های ریاضی نظارت بر موجودی 
شیوه های ریاضی نظارت بر نظام موجودی 
عوامل مؤثر در تعیین موجودی 
انبارگردانی 

فصل هفتم : نحوه انبارگردانی در شركت تجهیزات ایمنی راهها
مقدمه 
انبار 
تقسیم انبار 
سیستم انبار 
فرمهای مورد استفاده در انبار
نحوه ورود جنس به انبار 
نحوه خروج جنس از انبار 
نحوه نگهداری موجودی حساب كالا در انبار 
كدینگ ( شماره كالاهای انبار ) 
حفاظت فیزیكی از انبار 
انبارگردانی 
جمع آوری برگه های شمارش 
لیستهای مغایرت 
نحوه انبارگردانی 
منابع و مأخذ 
پیوست