گزارش کارآموزی با عنوان آشنایی با مفاهیم اولیه پست الكترونیك كار با نامه ها

آشنایی با مفاهیم اولیه پست الكترونیك

1- پست الكترونیك

ارسال و دریافت نامه از طریق كامپیوتر را پست الكترونیكی (E-mail) می گوییم. پست الكترونیكی شباهت بسیار زیادی با پست معمولی دارد. فرستنده نامه هر زمان كه بخواهد می تواند پیام خود را ارسال كند و گیرنده نیز در هر زمان كه بخواهد می تواند پیام های فرستنده را بخواند. یك نام الكترونیكی در واقع یك فایل است. وقتی مقصد یك نامه الكترونیكی را اسال می كند، این فایل از یك كامپیوتر به كامپیوتر دیگر می‌رود تا به مقصد برسد و به صندوق پستی سیستم گیرنده رفته و در آنجا ذخیره می‌شود تا گیرنده نامه به ان مراجعه كرده و آن را دریافت كند. پست الكترونیك یكی از مشهورترین سرویس های اینترنت است. سایت های زیادی در اینترنت وجود دارند كه امكان ایجاد صندوق پست الكترونیكی و ارسال و دریافت نامه های الكترونیكی را به صورت رایگان در اختیار كاربران قرار می دهند و معمولاً فضایی از3MB تا 100MB یا حتی بیشتر در اختیار كاربر جهت نگهداری نامه ها می دهند.

پست الكترونیك (Email) ارسال و دریافت نامه از طریق كامپیوتر را پست الكترونیك می گوییم.

2- مزایای پست الكترونیك

از مزایای پست الكترونیك می توان به موارد زیر اشاره كرد:

- سرعت بالا در ارسال نامه ها

عملیات ارسال نامه بدون توجه به مسافت، معمولاً در عرض چند ثانیه انجام می شود و تفاوت نمی كند.

- هزینه پایین

هزینه ارسال نامه به وسیله پست الكترونیك بسیار پایین تر از هزینه ارسال نامه با پست معمولی است. در بسیاری از كشورهای دنیا پست الكترونیك به صورت رایگان در اختیار مردم قرار دارد.

- قابلیت دریافت نامه ها در هر جای دنیا

گیرنده نامه با داشتن یك صندوق پست الكترونیك می تواند در هر كجای دنیا و در هر ساعت از شبانه روز كه بخواهد به صندوق پستی خود دسترسی داشته باشد و نامه‌های خود را دریافت كند.

- امكان ارسال نامه به افراد و گروه های مختلف

در پست الكترونیك می توان یك نامه را بدون داشتن هزینه اضافی، به گروه های مختلف كه ممكن است شامل صدها یا هزاران عضو باشند ارسال كرد.

- استفاده از آخرین اطلاعات علمی، تجاری، فرهنگی و...

یكی از مزایای پست الكترونیك، امكان عضویت در گروه های خبری و فهرست های پستی است كه اعضاء این گروه ها در هر لحظه از آخرین رویدادها و تحقیقات مربوط به آن گروه آگاه می شوند و می توانند در موضوعات مورد علاقه به وسیله پست الكترونیك به بحث و تبادل اطلاعات بپردازند.

- امكان ارسال متن، تصویر، صوت، فیلم و یا هر فایل دیگر

به همراه نامه الكترونیكی می توان فایل های مختلفی را برای گیرنده ارسال كرد.

3- آدرس پست الكترونیك چیست؟

برای آنكه بتوانیم از پست الكترونیك استفاده كنیم، باید یك آدرس پست الكترونیك داشته باشیم. در واقع آدرس پست الكترونیك شبیه صندوق پستی است. هر نامه ای كه به آدرس پست الكترونیك ما ارسال شود، در این صندوق نگهداری می شود و هر نامه‌ای را كه بخواهیم ارسال كنیم از طریق همین صندوق ارسال می شود. در اینترنت سرویس دهنده های پستی وجود دارند كه به كاربران آدرس پست الكترونیك اختصاص داده و عملیات ارسال و دریافت را انجام می دهند.

آدرس پست الكترونیك را می توانیم با عضویت در سایت های سرویس دهنده پست الكترونیك رایگان نظیر Hat mail, Yahoo! غیره به دست آوریم. آدرس پست الكترونیك در اینترنت به شكل عمومی user name@ Domain تعریف می شود.

همانطور كه مشاهده می شود، آدرس پست الكترونیك از دو قسمت تشكیل شده است:

- قسمت اول از آدرس پست الكترونیك

نام كاربری یا شناسه ای است كه توسط كاربر انتخاب می شود معمولاً افراد قسمتی از نام یا نام خانوادگی خود را به عنوان نام كاربری انتخاب می كنند.

- قسمت دوم آدرس پست الكترونیك

پس از علامت@ قرار می گیرد، نام حوزه سازمانی یا شبكه سرویس دهنده پستی است. شبكه سرویس دهنده پستی ممكن است ISP باشد كه شما از آن جهت ارتباط با اینترنت استفاده می كنید و یا یك سرویس دهندده پستی رایگان نظیر Yahoo باشد.

4- برنامه های كاربردی استفاده از پست الكترونیك

معمولاً تمامی سرویس دهنده های پستی در اینترنت، امكان خواندن و نوشتن نامه را به صورت متصل به اینترنت (online) به كاربران مید هند. در این سایت ها پس از پرسیدن نام كاربری و كلمه عبور، نامه های رسیده در اختیار كاربر قرار می گیرد و امكان نوشتن و حذف كردن نامه ها وجود دارد. اما برای كسانی كه مكاتبات و نامه‌های زیادی دارند این روش وقت گیر بوده و هزینه بالایی دارد. چون در مدت خواندن یا نوشتن نامه باید كاربر به اینترنت متصل باشد. به همین منظور برنامه های كاربردی زیادی جهت دریافت و ارسال نامه های الكترونیكی به وجود آمدند. این برنامه ها به سرویس دهنده پستی متصل می شوند و نامه های رسیده را دریافت می‌كنند. سپس می توان ارتباط با اینترنت را قطع كرد و به صورت Offline نامه های رسیده را خواند، یا اینكه به صورتOffline نامه ها را نوشت و پس از اتصال به اینترنت، نرم افزار كاربردی این نامه ها از طریق سرویس دهنده پستی ارسال كند. دو برنامه بسیار معروف و محبوب پست الكترونیك Outlook Express محصولات شركت مایكروسافت وnets Cpe Messenger از شركت Netscape است در ادامه با برنامه Outlook Express 6.0 آخرین محصول شركت مایكروسافت آشنا می شویم.

5- آشنایی باOut look Express

برای اجرای نرم افزار Outlook Express در منوی شروع روی آیكنE-mail كلیك می كنیم پس از اجرای برنامه Outlook Express ابتدا پنجرهConnection Dial-up ظاهر می شود تا ارتباط با اینترنت برقرار شود با كلیك بر روی دكمهConnect اتصال به اینترنت انجام می شود از نرم افزار Outlook در حالت Offline نیز استفاده نمود برای این كار روی دكمهWork offline كلیك می كنیم.

                   1- نوار منو

                             2- نوار ابزار                        1- پوشهInbox

                             3- پنجره پوشه ها                 2- پوشهOut box

اجزای اصلی پنجره     4- پنجره تماس ها                3- پوشهsent Item

Outlook Express            5- پنجره لیست نامه ها          4- پوشهDelet Item

                             6- پنجره مشاهده متن نامه‌ها   5- پوشه Drafts

                             7- نوار وضعیت

8- نوار عنوان

6- باز كردن صندوق پستی یك كاربر خاص

ممكن است بر روی یك كامپیوتر به صورت همزمان چند كاربر كار كنند. برای اینكه صندوق پستی هر كاربر از كار دیگر جدا باشد و هر كاربر فقط نامه های خود را مشاهده نماید. در نرم افزار Outlook Express قسمتی به نامIdentities در نظر گرفته شده است كه در این قسمت هر كاربر می تواند برای خود یك Identity تعریف نماید و نامه ها و تنظیمات خود را از دیگر كاربران جدا نماید.

جهت باز كردن یك Identity

1- منویFile گزینه Switch Identity

2- پنجره محاوره ای Switch Identity ظاهر می شود در این پنجره كاربر موردنظر را از لیست انتخاب كرده و دكمهOK را كلیك می كنیم.

جهت ایجاد یك Identity جدید،

1- منویFile  زیر منوی Identities و سپس گزینه Add New Identity را انتخاب

2- پنجره New Identity با ز می شود در این پنجره نام خود را تایپ می كنیم و دكمهOK كلیك

3- در صورتی كه بخواهیم جهت ورود به Identity كلمه عبور پرسیده شود، گزینه Requiwe a Password را كلیك می كنیم و در پنجره ظاهر شده دوباره كلمه عبور را وارد می كنیم و دكمهOK را كلیك می كنیم از این به بعد به هنگام ورود به این Identity كلمه عبور خواسته می شود.

7- ایجاد و تنظیم آدرس الكترونیك

ایجاد و تنظیم آدرس پست الكترونیك جدید

1- منوی Tools گزینه Accounts را انتخاب

2- پنجره/Internet Acounts سربرگ Mail

3- سربرگ Mail/Add/Mail پنجره Internet Connection

4- در پنجره كادر Displey Name نام دلخواه و سپس دكمه Next كلیك

5-  در پنجره بعدی تنظیمات سرویس دهنده پستی كه از آن برای ارسال و دریافت نامه ها استفاده می كنیم پرسیده می شود تنظیمات این پنجره با توجه به سرویس دهنده پستی متفاوت است. هر سرویس دهنده پستی از نوع خاصی Server استفاده می‌كند معمولاً در راهنمای سایت سرویس دهنده پستی نوع Server و نحوه تنظیم آن آمده است بعد از تنظیمات دكمه Next را كلیك می كنیم.

6- در پنجره بعدی نامAccount و كلمه عبور به سایتی كه از آن آدرس E-mail گرفته‌ایم را وارد كرده و دكمه/Finish/Next بعد از انجام مراحل فوق مشاهده می‌كنیم كه در پنجره Internet Accounts در سربرگ mail یك Account جدید افزوده شده است.