راههای ساده برای منشی حرفه ای

منشی كیست؟

در فرهنگ لغت آغاز كننده، نویسنده و یا كسی كه بتواند خوب نامه بنویسد و مطلب را بپروراند گفته شده است.

البته با توجه به اینكه وظیفه یك منشی تنها محدود به مرتب كردن نامه ها و یا نگارش آنها و یا پاسخگویی به تلفن نیست؛ سعی كرده ایم كه تعریف مناسب و قابل قبولی از آن ارائه كنیم:

«شخصی كه در برقراری و بهتر ساختن ارتباطات بین مدیر با دیگر اعضا سازمان اعم از كارمندان و یا مراجعه كنندگان به هر شكلی نقش راهبردی دارد و به عنوان نمای درونی و بیرونی سازمان مطرح می گردد منشی خوانده می شود؛ و وظایف او در حیطه نوع فعالیت همان سازمان تعریف می شود.

او باید دارای خصوصیاتی از جمله برنامه ریز و تنظیم كننده امور محوله، راز نگهداری و توانایی درك صحیح از جایگاه و محیط اطراف خود را دارا باشد همچنین بتواند از ابزارهای ارتباطی هر مقطع زمانی بهره برداری مناسبی داشته باشد.

قبل از اینكه به تحلیل در رابطه با موضوع مورد بحث بپردازیم بهتر است به سوالات زیر پاسخ دهید؟

1-  بیان خوب و فعال كردن محیط كار خود را تشریح كنید؟

2-  چگونه طبقه بندی اطلاعات را انجام می دهید؟

3- آیا تلفن، اینترنت، و نمابر را ابزار مناسبی برای برقراری ارتباط با مشتری می دانید؟ چگونه؟

3-  ارتباط اعتماد به نفس در نحوه لباس پوشیدن و رفتار خود را چگونه تشریح می كنید؟

4-  آیا تاكنون در رابطه با موفقیت خود در محیط كار كتابی خوانده اید؟

5-  بهترین بهره برداری از وقت و ایجاد كار مثبت چیست؟

6-  آیا محیط كار در زندگی شخصی شما مؤثر است؟ برنامه ریزی و اهداف شما در طول روز و هفته چگونه است؟

حال كه به سؤالات و پاسخهای آن اندیشیده اید و بهتر از هر شخصی به آن پاسخ داده اید بهتر است به سؤالاتی كه از یك مدیر با سابقه و آگاه شركت متوسط اندام پرسیده شده توجه نمایید:

1-  انتظارات شما از منشی خود چیست؟

وظیفه یك منشی فقط پاسخگویی به تلفن نیست. او كسی است كه باید درك صحیح و سریعی از محیط و مدیر خود داشته باشد و برحسب تواناییهای فردی و جمعی تشكیلات برنامه ریزی خود را تنظیم نماید و با هر كس مطابق شأن و جایگاه و موفقیت شغلی آنها برخورد داشته باشد. او موظف است كه كارهای مدیر خود را هماهنگ و برنامه ریزی نماید و از آنجایی كه اطلاعات زیادی در مورد تشكیلات خود و كارمندان مؤسسه و بخصوص مدیر خویش دارد پس بایستی فردی رازدار بوده و تمام اسرار را حفظ نماید و هرگز نباید اطلاعاتی را به بیرون از شركت و یا از فردی به فرد دیگر انتقال دهد.

2- تفاوت منشی شركت شما كه یك شركت خصوصی است با یك شركت بزرگ دولتی چیست؟

در مورد این سؤال باید گفت ماهیت كاری منشی تغییرناپذیر است. آنچه كه تغییر می كند اهداف، انگیزه ها و ویژگیهایی است كه در كار خصوصی و دولتی به چشم می خورد. در شركتهای خصوصی همیشه تلاش و فعالیت و بهره وری در درجه اول قرار دارد در صورتی كه در شركتهای دولتی این انگیزه كمتر به چشم می خورد. بنابراین در شركتهای خصوصی افراد اعم از مدیر تا كاركنان باید در جهت تحقق پیشرفت و توسعه اهداف شركت كوشا باشند، در غیر اینصورت در میان رقابت تنگاتنگ شركتها ره به جایی نخواهند برد. در شركتهای دولتی از این رقابتها خبری نیست و نسبت به شركتهای خصوصی از بهره وری كمتری برخوردار می باشند.

2-  چه كارهایی می تواند در موفقیت منشی شما مؤثر باشد؟