مدیر پروژه «یکپارچه‌سازی سامانه‌های وزارت آموزش‌وپرورش» به تشریح اقدامات مربوط به آماده سازی سخت افزای و نرم افزاری حوزه فن آوری اطلاعات در این وزارتخانه پرداخت و موانع موجود در این راه را تبیین کرد.
به گزارش مرکز ارتباطات وزارت آموزش‌وپرورش، مهدی شرفی به شرایط موجود آموزش‌وپرورش از نظر فناوری اطلاعات اشاره کرد و گفت: «آموزش‌وپرورش به‌عنوان یکی از پرمخاطب‌ترین دستگاه‌های کشور، تنوع زیادی در خدمات به مخاطبان دارد. معلمان، دانش‌آموزان، فارغ‌التحصیلان، مدارس، اولیا، بازنشستگان و ... از مخاطبان اصلی آموزش‌وپرورش هستند که هرکدام از آن‌ها با توجه به درخواست یا نیازهایشان سرویس‌های متنوعی را طلب می‌کنند.»
شرفی این سرویس‌ها را به سه دسته تقسیم کرد و گفت: «اولین سرویس، خدمات اداری است که شامل پشتیبانی خدمات به فرهنگیان شامل صدور احکام، ابلاغ، پرداخت حقوق، خدمات رفاهی و ... می‌شود. دومین سرویس، خدمات پشتیبانی آموزشی است که به دانش آموزان خدمات ارائه می‌دهد و از ثبت‌نام دانش آموزان، صدور کارنامه، ارتقا تحصیلی و در انتها تا فارغ‌التحصیلی و صدور مدرک دیپلم و ... می‌شود. سرویس سوم، خدمات آموزشی فرهنگی است که شامل جشنواره‌ها، فعالیت‌های اردویی، مسابقات مختلف فرهنگی، هنری، ورزشی، المپیادها، فعالیت‌های قرآنی و ... است که سرویس سوم خدماتی در کنار خدمات اصلی به دانش آموزان، معلمان، بازنشستگان و خانواده‌ها به‌عنوان خدمات پرورشی ارائه می‌شود.»
مدیر پروژه «یکپارچه‌سازی سامانه‌های وزارت آموزش‌وپرورش» ادامه داد: «در حال حاضر هرکدام از سرویس‌ها و زیر سرویس‌ها در قالب سامانه‌های اختصاصی جداگانه خدمات ارائه می‌دهند و به‌عنوان‌مثال برای هریک از سامانه‌های احکام، کارگزینی، حقوق و مزایا، اردوها، المپیادها، هریک از مسابقات علمی، ورزشی، هنری، دانش آموزان ابتدایی، متوسطه اول، دوم، فنی حرفه‌ای، کاردانش و ... سامانه جداگانه‌ای داریم. همچنین در طول سال با توجه به اعلام نیاز هریک از بخش‌ها سامانه‌های جداگانه‌ای تعریف‌شده است که هرچند در لایه‌های پایین‌تر مشترک هستند ولی یکپارچگی داده وجود ندارد.»
سرپرست مرکز برنامه‌ریزی و فناوری اطلاعات با اشاره به پراکندگی خدمات موجود گفت: «در موارد متعددی سامانه‌هایی بدون در نظرگیری ظرفیت‌های موجود ایجاد کرده‌ایم و خروجی همه این خدمات، بانک‌های اطلاعاتی مستقل از یکدیگر شده است که همه این بانک‌های اطلاعاتی مبنای یکسانی دارد در نتیجه گزارش‌گیری‌های مدیریتی ممکن است خروجی‌های مختلفی بدهد، بنابراین ممکن است در خیلی از موارد به پاسخی که از سامانه‌ها نیاز داریم و شفافیت لازم نرسیم و یا چند پاسخ داشته باشیم.»
او به ویژگی‌های منفی این سامانه‌ها اشاره کرد و گفت: «هریک از سامانه‌ها برای همان نیاز خاص تعریف شده است و آینده‌نگری در آن‌ها وجود ندارد لذا نمی‌توان از این سامانه‌ها برای استفاده بعدی استفاده کرد. همچنین پراکندگی سامانه‌ها و ساختن بدون اهداف نظارتی، مدیریتی و تصمیم سازی باعث شده است تا به ازای هر خدمت یک سرویس داشته باشیم لذا باوجود بیش از 60 ماژول خدماتی، در گزارش‌گیری‌های مدیریتی به جواب درست نمی‌رسیم.»
مدیر پروژه «یکپارچه‌سازی سامانه‌های وزارت آموزش‌وپرورش» هدف از پروژه یکپارچه‌سازی را ایجاد یک پایگاه داده‌ای مشترک دانست و گفت: «در آینده هر سرویسی بر مبنای این پایگاه داده مشترک و این زیرساخت کار می‌کند لذا نیاز به تعریف سامانه جداگانه نداریم و جمع‌آوری داده‌ها به‌صورت مستقل انجام نخواهد شد و خروجی‌ها هم یکسان خواهد بود. پس از ایجاد زیرساخت مشترک پنل‌های مدیریتی جداگانه‌ای می‌توان تعریف کرد تا مدیران مجموعه در هر سطحی بر اساس سطح دسترس داشبرد اختصاصی داشته و خروجی‌های موردنیاز خود را دریافت کنند.»
شرفی افزود: «در شرایط فعلی به دلیل وجود پایگاه‌های داده‌ای متنوع، امکان حفاظت از این پایگاه‌های داده سخت‌تر است چنانچه پایگاه داده‌ای با زیرساخت مشترک وجود داشته باشد صیانت از اطلاعات چنین پایگاه‌های داده‌ای سهل‌تر و با امنیت بالاتر اتفاق می‌افتد.»
