پایان نامه رشته مدیریت با عنوان سیستم های مدیریت اسناد

مدیریت
پایان نامه رشته مدیریت با عنوان سیستم های مدیریت اسناد چکیده حفظ و نگهداری اسناد همیشه یکی از دغدغه های سازمان ها بوده است با رشد روزافزون اسناد و ظهور تکنولوژی های فن آوری اطلاعات تغییرات شگرفی در این زمینه صورت گرفته است.در این تحقیق ابتدا به دلایل لزوم وجود سیستم های مدیریت اسناد پرداخته شده است سپس تمام اجزای یک سیستم مدیریت اسناد به تفصیل بیان شده است.و در نهایت یک نرم افزار مدیریت اسناد معرفی و تحلیل شده است. کلمات کلیدی: اسناد فناوری اطلاعات سیستم مدیریت اسناد اجزای سیستم مدیریت اسناد مقدمه افزایش روز افزون حجم اسناد کاغذی باعث بروز معزلات عدیده ای در ارتباط با حفظ، نگهداری، بازیابی و استفاده ازاطلاعات مکتوب اسناد کاغذی برای مختلف سازمان از جمله بایگانی اسناد ، آرشیو و مراکز اطلاع رسانی شده است. با توجه به نیاز موجود در مقاطع زمانی مختلف از راهکارها و روش های گوناگون به عنوان سیستم مدیریت اسنادجهت حل معزلات مذکور استفاده گردیده است .سیستم نرم افزاری مدیریت اسناد پیوست یک سیستم کاربردی جهت مدیریت، نگهداری و بهره برداری از مستندات سازمانی، نقشه های فنی و فرم های اداری می باشد. این سیستم با توجه به ویژگی ها و امکانات آن در دو شاخه کاربردی مدیریت اسناد(شامل تعریف انواع اسناد و فرم های سازمانی، مدیریت چرخه تولید، تایید و نگهداری سوابق نظیر کاربردهای تولید اسناد فنی و نقشه های مهندسی، فرم های اداری در گردش و بایگانی اسناد( شامل تعریف ساختار آرشیو اسناد، تعیین کلاسه بندی، ابزارهای ورود انبوه ، روش های اتوماتیک تبدیل اسناد فیزیکی به اسناد الکترونیک، امکانات جستجو و گزارش گیری و راکد کردن اتوماتیک اسناد بر اساس طول عمر مشخص شده) طراحی شده است. این سیستم با رعایت ملاحظات امنیتی و مجوزهای دسترسی امکان دستیابی از راه دور به اسناد را در اختیار کاربران خود قرار داده و با ثبت کلیه وقایع رخداده در سیستم امکان ممیزی عملکرد کاربران را به مدیر سیستم می دهد. سیستم مدیریت اسناد پیوست هم اکنون با در اختیار داشتن طیف وسیعی از کاربران در کاربردهای نظامی، صنعتی و اداری کارایی خود را به لحاظ کاربردی، امنیت و کیفیت عملکرد در حجم بالا به اثبات رسانده است این سیستم همچنین با داشتن قابلیت ارتباط با سیستم اتوماسیون اداری پیوست، امکان حذف کاغذ از چرخه کاری سازمان ها را بیش از پیش فراهم می کند. در این مستند نرم افزار آرشیو الکترونیک پیوست به طور اجمالی معرفی شده است فهرست فصل اول : مقدمه 1-1-زمینه ی تحقیق: 1-2-هدف از انجام پروژه 1-3-سازماندهی پروژه : فصل دوم 2-1- مشخصه های سیستم مدیریت اسناد 2-2- مشکلاتی که نبود سیستم مدیریت اسناد ایجاد کرد 2-3- سیستم مدیریت اسناد 2-4- تاریخچه سیستم های مدیریت اسناد 2-5- ویژگی های سیستم مدیریت اسناد 2-6- اجزااصلی یک سیستم مدیریت اسناد 2-7- وظایف سیستم مدیریت اسناد 2-8- مدل چرخه مدیریت و نگهداری اسناد 2-9- فایده های سیستم مدیریت اسناد 2-9-1- صرفه جویی در زمان 2-9-2- افزایش کارایی 2-9-3- افزایش سود دهی 2-9-4- افزایش ارتباطات و همکاری 2-9-5- توانایی خودکار سازی فصل سوم: اجزای یک سیستم مدیریت اسناد 3-1- وارد کردن اسناد در سیستم 3-1-1- اسکن کردن اسناد 3-1-2- وارد کردن اسناد 3-1-3- تبدیل کردن اسناد 3-2- فراداده 3-3- ذخیره سازی و بایگانی اسناد 3-3-1- مهمترین‌ مزیت ‌ذخیره‌سازی ‌سند 3-3-1-1- هوشمندی ‌تجاری ‌غنی‌تر 3-3-1-2- شناخت مشتریان 3-3-1-3- مدیریت استراتژیك و فرامحیط 3-3-1-4- : سنجش تكنولوژی 3-4- بایگانی 1-2-4- بایگانی اسناد 3-4-1- مزایای بایگانی اسناد 3-4-2- ذخیره و بایگانی اسناد در سیستم مدیریت اسناد 3-5- فهرست بندی و بازیابی اسناد 3-5-1- OCR 3-5-1-1- لزوم استفاده از OCR 3-5-1-2- فناوریOCR 3-5-2- فهرست بندی کل متن 3-5-2-1- نزدیک ترین نتیجه منطبق با مورد جستجو شده 3-5-2-2- Wildcards 3-5-2-3- عملگر های بولی 3-5-3- فایل های نمونه 3-5-4- ساختار فایل ها و پوشه ها 3-6- توزیع اسناد 3-6-1- چاپ کردن، فکس کردن، ایمیل 3-6-2- اینترنت و اینترانت 3-6-3- اسناد قابل حمل 3-7- نگهداری نسخه‌ها 3-8- گردش کار یا workflow 3-8-1- مزایای استفاده از گردش کاری 3-8-2- نقش چرخه کاری در مدیریت اسناد 3-8-3- ابزارهای تعریف یک گردش کاری 3-9- امنیت 3-9-1- امنیت در سیستم های مدیریت اسناد در سیستم مدیریت اسناد پیوست چهار نوع دسترسی تعریف شده است که عبارتند از‌: 3-9-1-1- کاربر 3-9-1-2- نقش 3-9-1-3- واحد سازمانی 3-9-1-4- شناخته شده فصل چهارم: پروژه انجام شده 4-1- معرفی 4-2- دلیل خاص بودن این نرم افزار 4-3- نصب برنامه Xinco Explorer 4-4- برقراری ارتباط با سرویس دهنده 4-5- انبار داده ها 4-6- نوع داده ها در Xinco DMS 4-6-1- فایل ها 4-6-1-1- دانلود و نمایش فایل ها 4-6-1-2- تصیح فایل ها 4-6-1-3- ذخیره نسخه های قبلی ذخیره شده 4-6-1-4- بایگانی فایل ها 4-6-2- متن ها 4-6-3- URLs 4-6-4- تماس 4-7- اضافه کردن پوشه ها و داده 4-7- جستجو 4-9- درسیدگی به وقایع 4-10- سوابق نگارش و آخرین نسخه فصل پنجم: نتایج، بحث و پیشنهادها 5-1- نتیحه گیری 5-2- پیشنهاد راهکار 5-3- فهرست مراجع