پاورپوینت استراتژیهای تغییر و تحول سازمان و استراتژی های مدیریت تغییر

üاستراتژی وظیفه ای در سطح خرد بیشتر ناظر به طراحی، تغییر و تعدیل محتوا و سرشت شغل هاست.
üبهبود فرآیندهای كار،چنانچه فرآیندهای برجسته و مشترك میان چند واحد سازمانی را در بر گیرد، بخشی از استراتژیهای كلان محسوب می شود.
üكاربرد اساسی استراتژیهای ساختاری بیشتر در سطح كلان مطرح است كه در موارد زیادی هدفهای تحول،تغییر بنیادی و همه جانبه ساختار سازمان و برپائی چارچوبهای نوین و بدون پیشینه است.
تعریف مدیریت تحول به معنی پشتیبانی از کارکنان در گذارشان از وضعیت فعلی آنهابه وضعیت آتی است که توسط پروژه های تحول صورت می گیرد.
تحول سازمانی نیز با این مفهوم، ایجاد و توسعه راه حلهای خلاقانه و جدید است. فرآیندی که با هدف توانمندسازی کارکنان برای پذیرش تغییر در محیط کسب و کار فعلی آنها انجام می شود. این نوع از تحول زمان بر است و می  بایست برنامه ریزی شده باشد و شرط تحقق آن هدایت و حمایت مدیریت ارشد سازمان است. تحول سازمانی نیازمند تصویری مطلوب از آینده است و بر جنبه های نرم افزاری سازمان و فرهنگ سازمانی(جنبه های انسانی و اجتماعی سازمان) تکیه دارد و البته شامل برنامه هایی نیز برای جنبه های سخت افزاری سازمان است.
تفاوت تغییر و تحول در این است که تغییر یک هدف است و بیرونی است در حالیکه تحول تحول تولدی دوباره است و یک فرآیند و درونی است. تحول دارای منشاء درونی می تواند باشد مانند تغییر مدیریت ارشد، تغییر ساختار شرکت و … سازمان در چرخه حیات سازمانی خود با مسائل و چالشهای متفاوتی مواجه می شود. با افزایش عمر سازمان و بزرگی و سالخوردگی آن دچار فرسودگی و بی حرکتی می شود، تکنولوژیهای مورد استفاده آن فرسوده می شوند، استراتژیهای آن بروز نیستند، مسائل استراتژیک خاصی به وجود می آید، فرهنگ سازمانی با استراتژیهای سازمان ناسازگار است و شرایط جدید محیط را بر نمی تابد، فرآیندها و ساختارهای سازمان دچار تفضیل و پیچیدگیهای افراطی می شود، دیدگاه مدیران توسعه پیدا کرده و نو می شوند، کارکنان دچار رکود فکری و رخوت می شوند اینها همه مصادیقی از منشاء درونی تحول هستند.
و می تواند دارای منشاء بیرونی باشد مانند ظهور تکنولوژی های نو، بازارهای جدید، وضعیت رقبا و … توسعه نیازهای مشتریان، ابتکارات جدید رقبا و شیوه های جدید رقابت، تغییر در سیاستهای دولت و مقررات محیط کسب و کار، تغییر شرایط اقتصادی، تغییر شرایط بین المللی، تغییر تکنولوژیهای موثر بر سازمان، تغییر وضعیت بازارهای مالی و پولی، تغییرات بازار نیروی کار و دستاوردهای تازه دانش مدیریت همه و همه مصادیق منشاء بیرونی تحول سازمانی هستند.
انواع تحول
تحول سازمانی می تواند بدون انفصال از گذشته سازمان و در ادامه آن باشد که به آن تحول گام به گام می گوئیم. می تواند با گسستن از گذشته سازمان صورت پذیرد که به آن بنیادی می گوئیم. می تواند واکنشی در برابر محرکهای محیطی باشد که به آن واکنشی می گوئیم و می تواند بر اساس پیش بینی وقایع و الزامات محیطی باشد که به آن پیشگام می گوئیم. بر اساس این تقسیم بندی انواع تحول به شکل زیر خوهد بود:
.
همسازی تحولی است گام به گام که با پیش بینی وقایع محیطی صورت می گیرد.در این نوع تحول مساله ای فوری وجود ندارد. در این نوع از تحول مهارت مدیریت در پیش بینی وقایع محیطی و استفاده به موقع از فرصتهاست.
سازگاری این نوع تحول نیز گام به گام و در واکنش به تحولات محیطی است. اقدامات یک رقیب، تحول در نیازهای مشتریان، ابداع تکنولوژی و عوامل مشابه سازمان را به واکنش در برابر محیط وا می دارد. اما این واکنش اساسی و همه جانبه نیست.
اصلاح جهت تحولی است اساسی که با پیش بینی وقایع محیطی صورت می گیرد. این نوع تحولات شامل اصلاح جهت سازمان است اما غالبا در چارچوبی پیوسته با وضع موجود و گذشته سازمان تعریف می شود. به عبارت دیگر تاکید بر ایجاد تحولات اساسی بدون انفصال از گذشته است.
بازآفرینی تحولی است اساسی که ضرورت آن را تغییرات محیطی در حدی که بقاء سازمان را به خطر انداخته است دیکته می نماید.این نع تحول مستلزم گسستن از گذشته سازمان، تحول در رهبری، ارزش ها، استراتژی و فرهنگ سازمان است
اساس مدیریت تحول
براساس نتــــایج پژوهشهای انجام شده، به طور مشخص عامل موفقیت اساسی برای ایجاد تحولات عمده در سازمان، پشتیبانی اجرایی مشهود و فعال از این فرایند است.
متاسفانه برخی مجریان تحول از نتایج این مطالعات تجربی آگاه نیستند و حتی آنهایی كه از اهمیت نقش خود آگاهند نیز اغلب متوجه نیستند كـــه چنین پشتیبانی موثری چه مشخصه هایی دارد.
در یك مطالعه تجربی، از شركت كنندگان خواسته شد تا نقش پشتیبانان اجرایی تحول را تبیین كرده و فهرستی از اشتباهات احتمالی را نیز برای اجتناب از این موارد ارائه دهند. این مطالعه، مبتنی بر بهترین تجربیات حاصله از تحقیقات انجام شده در زمینه مدیریت تحول است و سومین تحقیق موسسه پروسی واقع در ایالت كلرادو (ایالات متحده) طی شش سال گذشته است كه بهترین تجربیات را در مدیریت تحول موردبررسی قرار می دهد.
۲۸۸ سازمان از ۵۱ كشور جهان دراین تحقیق شركت كرده اند. اطلاعات مربوط به این گزارش در سایت www.change-management.com دردسترس است.
● پنج نقش اساسی
شركت كنندگان در این مطالعه تجربی، پنج نقش اساسی را برای مدیران ارشد بانی تحول در سازمان توصیه كردند:
۱ – در مقرر كردن یك بودجه و تعیین منابع مناسب برای پروژه، هماهنگی های لازم را ایجاد كنید:
بین كار پروژه تحول و كار روزمره خود، اولویت بندی كنید‍‍؛
از حامیان تخصیص بهترین منابع برای تیم پروژه تحول، باشید؛
سرمایه لازم را فراهم كرده و به پروژه تحول تخصیص دهید‍؛
برای پشتیبانی از این پروژه، یك مدیر باتجربه در مدیریت تحول را منصوب كنید.
۲ – در طول این پروژه، با تیم پروژه فعالانه همكاری كنید:
در تعریف برنامه و طرح نهایی پروژه یاری رسانید‍؛
در جلسات كلیدی مشاركت داشته باشید؛
ضرب الاجلها و انتظارات مشخصی را مقرر كنید؛
بر موارد قابل تحویل، نظارت داشته باشید؛
خود را دردسترس اعضای تیم قرار دهید؛
منتظر نتایج باشید و مسئولیت پذیری را در اعضای تیم تقویت كنید.
۳ – سایر مدیران ارشد سازمان را متعهد و پشتیبان فرایند تحول سازید:
ابعاد پروژه را برای هم ردیفهای خود تبیین كنید؛
سهامداران ذی نفوذ و كلیدی سازمان را در جریان تحولات قرار دهید؛
ضرورت تحول را به گفتگو بگذارید و به تبیین این فراینـــــــد برای سایر رهبران كسب و كارتان بپردازید؛
مدیران میانی را نسبت به فرایند تحول مسئول سازید؛
شورای راهبری تحول، متشكل از سهامداران ذی نفوذ و كلیدی را تشكیل داده و آن را هدایت كنید؛
در برابر مقاومت سایر مدیران ارشد بایستید.
۴ – برای تحول، یك سخنگوی فعال وحاضر در صحنه باشید:
ضرورت تحول را برای كاركنان درمیان بگذارید؛
دیگران را در ریسك عدم تحول و نیز تبعات مالی آن شریك سازید؛
چشم انداز و اهداف كلان تحول را به تفصیل بیان كنید؛
در طول اجرای برنامه تحول، حضوری فعال و مشهود داشته باشید؛
برنامه تحول را به استراتژی كسب و كار سازمان پیوند بزنید.
۵ – در تحت كنترل درآوردن نقاط مقاومت كلیدی، كمك كنید:
كمك كنید تا تیم پروژه، دورنمای سیاسی تحول و نقاط حساس آن را درك كند؛
درصورت نیاز، از نفوذ و اختیارات خود استفاده كنید؛
انتظارات مشخصی را برای كاركنان و مدیران میانی مقرر دارید.
● معمول ترین اشتباهات
شركت كنندگان در این تحقیق، نكات ذیل را نیز به عنوان اشتباهات عمومی مدیران ارشد بانی تحول در سازمان، ذكر كرده اند تا مدیران ارشد سایر سازمانها، از این موارد اجتناب كنند:
۱ – قطع ارتباط از فرایند تغییر، پس از مدتی كه تحول رخ می دهد؛ ۲ – كناره گیری از مسئولیت تحول و یا واگذار كردن آن به مدیر پروژه تحول، پس از استقرار فرایند تحول؛
۳ – قطع تبادل نظر و استدلال كردن برای كاركنان و مدیران پیرامون نیاز به تغییر و وضعیت آینده (چشم انداز) در زمانهای مختلف و از راههای گوناگون؛
۴ – قصور در ایجــاد اتحادی میان رهبران كسب و كار و سهامداران ذی نفوذ تا پروژه را پشتیبانی كنند؛
۵ – راه اندازی پروژه تحول جدید، بلافاصله پس از شروع پروژه جاری (تحت الشعاع قرارگرفتن پروژه اول)؛
۶ – دست كم گرفتن مقاومت دربرابر تغییر و ناچیز پنداشتن نیاز به تحت كنترل گرفتن افرادی كه در حاشیه فرایند تغییر قرار دارند؛
۷ – قصور در برآوردن آن دسته از انتظارات مدیران میانی و سرپرستان كه مرتبط با تغییر و فرایند تغییر است؛
۸ – صرف زمانی بسیار اندك برای پیشرفت پروژه و كمك به تیم پروژه جهت غلبه آنها بر مشكلات.
انگیزه های تغییر ساختار سازمانی پیرامون مدیریت تحول
معمولاً سازمانها متحول می شوند تا باز و جهانی شوند و در آنها فكر و روح افراد چه بصورت فردی و چه به صورت گروهی برای رسیدن به اهداف همه گروههای ذینفع مانند: مشتریان، كاركنان و سهامداران بسیج شود و به هرحال این انسانها هستند كه نیروی مولد و محرك برای تغییر سیستم ها، ساختارها و سازمان ها هستند.
معمولاً تغییرات سازمانی و تحول برای گذار از یك مرحله توسعه به مرحله دیگر هم ممكن است ایجاد شود، سازمانها با گذار از مراحل مختلف توسعه، بالغ می شوند.
پیش از تصمیم گیری در مورداینكه بهسازی كدام یك از جنبه های سازمان ضرورت دارد، باید نقاط قوت و ضعف سازمان را مورد تجزیه و تحلیل قرار داد. در این میان، ارزیابی نیازها از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
تغییر سازمانی نخست مستلزم بررسی و تشخیص مشكل است شناخت مشكل و ارائه صورت مساله واقعی نیمی از تغییر است چنانچه مدیران سناریوی تغییرات، در تعریف از مشكلات دچار خطا و لغزش شوند هزینه های گزافی را خواهند پرداخت چرا كه سازمان و منابع آن را به سمت اهدافی هدایت خواهند نمود كه در جهت نیازهای واقعی سازمان طراحی نشده و پاسخگوی مشكلات نمی تواند باشد مدیریت تغییر بیش از هر اقدامی باید راهكارهای حل مساله و ابعاد آن را مورد بررسی و شناخت دقیق قرار دهد.
ویژگی ها و خصوصیات یک نظام اداری مطلوب و آرمانی :
1-  نظام گرا و همه سو نگر
2- کارا ، بهره ور و ارزش افزا