اصول تعیین بودجه در سازمانهای مختلف

مقدمه :

نقطه آغاز بودجه ریزی در هر مؤسسه برآورد مقدار فروش است.

در واقع ضرورت تعیین حدود فروش آتی آنقدر مهم است كه حتی درمؤسساتی  كه از سیستم كنترل بودجه‌ای استفاده نمی‌شود كوشش هائی برای تخمین درآمد حاصل از فروش به عمل می آید. زیرا مدیریت مؤسسات به خوبی آگاهند كه خون حیاتی مؤسسه همان درآمد است.

1- موارد استفاده از پیش‌ بینی فروش

علاوه بر تخمین و برآور مقدار درآمدهای آتی، از پیش‌بینی فروش استفاده‌های متعدد دیگری نیز به عمل می آید. فی‌المثل پیش‌‌بینی مذكور، هسته مركزی هم‌آهنگی فالیت های مؤسسه را تشكیل می‌دهد و برنامه‌ریزی تولید، براساس پیش‌بینی فروش انجام می‌گیرد.

مضافاَ پیش بینی فروش به كنترل موجودی‌ها یاری می‌دهد. ولی در اینجا یادآور می‌گردد كه برای حفظ موجودی انباردر حد معقول، باید نوسانات فروشدر ماه‌های مختلف  برآورد شود. اطلاع از نقاط اوج واقل تقاضا، این امكان را برای مدیریت فراهم می‌سازد كه با توجه به آن، موجودی‌ها را نگهداری و كنترل نماید.

بسیاری از شركت ها و مؤسسات از پیش‌بین فروش، به عنوان پایه برنامه‌ریزی فعالیت‌های تبلیغاتی استفاده می‌كنند. در واقع در بعضی شركت‌ها بودجه تبلیغات برحسب درصدی از برآورد مقدار فروش تهیه و تنظیم می‌گردد. پیش‌بینی فروشهر یكاز محصولات، امكان آنرا ایجاد می‌كند كه برای افزایش تقاضای محصولاتی كه فروش كمتری ( پیش‌بینی فروش نشان می‌دهد كه احتمال تغییرات تقاضا بابت محصولات شركت چه زمانی خواهد بود و این مسئله ، برای برنامه‌ریزی پژوش و گسترش در زمینه محصولات مؤسسه حائزاهمیت بسیار است.)

( به عبارت بسیارساده، عملاَ كلیه فعالیت‌های مؤسسه به پیش‌بینی فروش مرتبط است)

2- مراحل پیش‌بینی فروش

( روش خاصی وجود ندارد كه به موجب آن نتایج حاصله كاملاَ صحیح ودرست باشد ولی برخورد سنجیده ومنظم با مساله، خود شیوه‌ای برای كاهش حاشیه اشتباه محسوب می‌شود.

مراحل كلی پیش‌بینی فروش به شرح زیر است:

- محصولات مؤسسه به دسته‌های مختلف طبقه‌بندی می‌‌گردد.

- عوامل موثر بر فروش هر یك از طبقات محصول مورد ارزیابی ارزیابی قرار می‌گیرد.

- روش یا روش‌های پیش بینی مناسب برای برآورد فروش هر یك از طبقات محصول انتخاب می‌شود.

- آمار واطلاعات مربوط جمع‌آوری ، طبقه‌بندی ، تعدیل وارزیابی می‌گردد.

- مفروضاتی درباره عواملی كه قابل اندازه‌گیری یا پیش‌بینی نیست اتخاذ می‌گردد.

- پیش‌بینی ها برحسب طبقات معین محصول، انواع محصول و مناطق مختلف صورت می‌گیرد.

- پیش‌بینی ها برحسب طبقات معین محصول، انواع محصول و مناطق مختلف صورت می‌گیرد.

- هر چند گاه یكبار عملیات وارسی شده و در صورت لزوم پیش‌بینی‌ها مورد تجدید نظر قرار می گیرد.

3- روش‌های پیش‌ بینی فروش

علیرغم تعدد روش‌های پیش‌بینی، نمی‌توان ازروشی به عنوان بهترین روش پیش‌بینی فروش نام برد. طبقات مختلف محصول ایجاب می‌كند كه از روش‌های مختلفه برای پیش‌بینی فروش استفاده شود.

عوامل مهم متعددی در گزینش روش موثر است كه مهمترین آن به شرح زیر می‌باشد:

- كوچكی یابزرگی مؤسسه

- نوع وتنوع محصولات

- روش‌های تولید

- ویژگیهای بازار

- مجاری وروش‌های توزیع

- هزینه نسبی روش‌های مورد استفاده

- وجود كاركنان ورزیده

- مدت دوره مورد پیش‌بینی

شش روش برای پیش‌بینی فروش وجود دارد كه در پیش‌بینی‌ها معمولاَ از یك یا چند روش به شرح ذیل استفاده می شود:

- نظرات كمیته مدیران

- نظرات فروشندگان

- تحلیل همبستگی

- تحلیل روند

- تحلیل صنعت

- تركیب روش‌های مختلف

باید توجه به امتیازها و محدودیت‌های هر روش‌ توه خاص مبذول گردد.

مدیریت مؤسسه می‌بایست با مطالعه وبررسی عوامل داخلی وخارجی موثر بر فالیت‌های مؤسسه ، همچنین امتیازها ومحدودیت‌های هر روش، انتخاب خود را درباره روش‌پیش‌بینی به عمل آورد.

3-1 - روش نظرات كمیته مدیران

 در این روش ، چندتن از مدیران مؤسسه در كمیته‌ای گرد هم جمع شده و نظرات خود را درباره میزان فروشآتی ابراز می‌دارند و در مجموع به یك نظر خاص می‌رسند. در این روش به جای شیوه فردی، ازشیوه گروهی استفاده می‌گردد. معمولاَ مدیران عضو كمیته مورد بحث،بر حسب تخصص در فعالیت‌های مختلف مؤسسه انتخاب می‌شوند.

انجام این كار در مواقعی كه از بودجه‌ریزی متوالی استفاده شده وارقام بودجه هر ماه مورد تجدید نظر قرار می‌گیرد ضروری است. در این روش  ماهی كه تازه خاتمه یافته از بودجه حذف و ارقام مربوط به ماه جدیدی به بودجه اضافه می‌شود. باین ترتیب بودجه مؤسسه همواره ارقام مربوط به یكسال آتی را در بر می‌گیرد.