مبانی نظری بررسی مولفه های طراحی داشبوردها برای ارائه اطلاعات مناسب و بهنگام برای مدیران سیستم

مدیریت
دانلود مبانی نظری پایان‌نامه کارشناسی ارشد رشته مدیریت بررسی مولفه های طراحی داشبوردها برای ارائه اطلاعات مناسب و بهنگام برای مدیران سیستم چکیده وجود نظام ارزیابی عملکرد در سطوح مختلف به دلیل حصول اطمینان از انطباق عملکرد حوزه های مختلف سازمان با برنامه ها ، سیاست ها ، قوانین ، بخشنامه ها و استاندارد ها ضروری می نماید تا بدین ترتیب امکان مقایسه روند عملکرد واحدها در دوره های متوالی به منظور تشخیص ظرفیت ها ، توانایی ها ، زمینه های بهبود ، تعیین الگوهای مناسب ارتقاء کیفیت و تشویق واحدها به استفاده از تجارب موفق امکان پذیر گردد. در هر سازمان ، تشخیص شاخص‌های کلیدی و جاری ساختن نظام شاخص‌ها ، درک نقاط قابل‌بهبود آنان و درنهایت برنامه‌ریزی و اجرای بهبود از اهمیت بالایی برخوردار خواهد بود. در این پژوهش، که پژوهشی پیمایشی-کاربردی است که با تحلیل نقاط قوت ، ضعف ، فرصت و تهدید (SWOT) سازمان و نیز به کمک مدل کارت امتیازی متوازن (BSC ) ، مدلی جهت استخراج شاخص کلیدی دانشگاه قم ارائه شده است . اجرای "نظام شاخص‌های کلیدی نتیجه و عملکرد" در این سازمان نشان خواهد داد تا چه میزان در بهبود فرهنگ هدف‌گذاری و شاخص دهی سازمانی ایفای نقش کرده و این مسیر چگونه امتداد خواهد یافت. در انتها علاوه بر ارائه پیشنهاداتی به‌منظور اجرای هر چه‌بهتر این رویکرد، یادآور می‌شود هدف عمده این رویکرد ، سازمان‌دهی نظام شاخص‌های کلیدی سازمان به‌صورت لایه به لایه و با حرکت از سطوح عملیاتی (پروژه‌ها و برنامه‌ها) تا سطوح عالی(استراتژیک) بوده است. که در نهایت این شاخص ها توسط نرم افزار داشبورد مدیریتی Qlik View پیاده سازی گردید. واژگان کلیدی : کارت امتیازی متوازن شاخص کلیدی نتیجه شاخص کلیدی عملکرد داشبورد مدیریتی اهداف استراتژیک   مقدمه: داشتن اطلاعات دقیق، مرتبط و بهنگام، باعث بالا رفتن سرعت و دقت تصمیم گیری شده و جلوی انتخاب بسیاری از تصمیمات نادرست را خواهدگرفت. اطلاعات و دانش، نشان دهنده ثروت اساسی یک سازمان است. شرکت ها و سازمان ها سعی می کنند از این ثروت برای به دست آوردن مزیت رقابتی در هنگام تصمیم گیری های مهم استفاده نمایند. [37] مدیران، به منظور مواجهه با محیط و تحقق اهداف سازمانی خود، با مد نظر قرار دادن متغیرهای محیطی، ضرورتاً بایستی محیط را تحلیل و متغیرهای آن را شناسایی کرده و در برخورد با آنها تدبیر مناسب را اتخاذ نمایند. این امر مستلزم برخورداری از اطلاعات بهنگام درون و برون سازمانی و نیز امکان بهره برداری بهینه از آنها را دارد. برای این که سازمان ها قادر به واکنش سریع در برابر تغییرات بازار باشند، نیاز به سیستم های اطلاعات مدیریتی دارند تا بتوانند از سازمان و محیط آن، تحلیل های علت و معلولی مختلف را انجام دهند. [42] سیستم های هوش تجاری (BIS)، ابزاری را فراهم می کنندکه براساس آن نیازهای اطلاعاتی سازمان به شکل مناسبی پاسخ داده می شود؛ وظایف اصلی که توسط سیستم های هوش تجاری مورد توجه قرار می گیرد، شامل: شناسایی هوشمندانه داده های اطلاعاتی، تجمیع آن ها و تحلیل چند بعدی داده هایی است که از منابع اطلاعاتی مختلف به دست آمده است، می باشد. سیستم های هوش تجاری، داده های مربوط به سیستم های اطلاعاتی درون سازمانی را با داده هایی که از محیط سازمان به دست می آید، تجمیع می کنند. این داده های محیطی می تواند شامل آمارها، پایگاه های اطلاعاتی مربوط به مراکز سرمایه گذاری و مالی و پایگاه داده های متفرقه باشند. چنین سیستم هایی به عنوان رابط ها و واسط گرهایی هستند که برای کسب اطلاعات روزآمد، قابل اطمینان وکافی بوده، نسبت به فعالیت های مختلف شرکت عمل می کنند. [42] سازمان ها با استفاده از انبارداده ها، به حمایت از برنامه های استراتژیک و ماموریت حیاتی خود نیاز دارند داده های سپرده شده به انبار داده ها باید تبدیل به اطلاعات و دانش شوند و به طور مناسبی در اختیار تصمیم گیرندگان در درون سازمان و شرکای مهم در زنجیره ارزش سازمانی قرار گیرند. در محیط انبار داده ها، رابط انسان و کامپیوتر بالاترین اهمیت را داراست و تعیین کننده نقش اصلی موفقیت از دیدگاه کاربر نهایی است. به منظور حمایت از تجزیه و تحلیل وگزارش کارها، انبار داده باید داده های با کیفیت بالا را ارائه نماید و باید این اطلاعات را از طریق رابط های بصری در اختیارکاربران قرار دهد. [43] امروزه با توجه به پیشرفت های مداوم در فناوری اطلاعات و ارتباطات و رشد سریع محیط کسب وکار، سازمان ها با رشد فزاینده اطلاعات مقابله می کنند . مدیران اغلب با گزارشات و اطلاعات بسیاری از سیستم های اطلاعات سازمانی مانند برنامه¬ریزی منابع سازمانی (ERP) و هوش تجاری مواجه شده اند. این پدیده های است که به طور کلی به عنوان اضافه بار اطلاعات شناخته شده است. مشکل بیشتر زمانی است که گزارش ها با توجه به اطلاعات ارائه شده ضعیف هستند و به انحراف تصمیم گیرندگان می انجامد . [44] راه حل داشبورد، می تواند این مشکلات را حل نماید. داشبوردهای مدیریتی، سیستم های نرم افزاری نوینی هستند که در جهت غنی سازی اهداف، با استفاده از تجزیه و تحلیل اطلاعات به سازمان ها کمک می کند. داشبورد، به مدیران این امکان را می دهد تا با تعریف، نظارت و تحلیل شاخص های کلیدی عملکرد در ایجاد تراز بین اهداف و فعالیت ها، نمایان سازی کلیه فعالیت های سازمان و ایجاد یک محیط نمایش مشترك بین اهداف و فعالیت ها برای تصمیم سازی درست و کارآمد اقدام نمایند. داشبورد را می توان به عنوان سیستم پشتیبانی تصمیم گیری که اطلاعات را در یک قالب خاص به تصمیم گیرنده ارائه می کند تلقی نمود. از این رو، داشبورد را باید با توجه به ویژگی های نحوه ی ارزیابی و برای ارتباط برقرارکردن با آنها در راستای تصمیم گیری طراحی کرد . این سیستم اطلاعاتی، نمادها و نشانه های تصمیم گیری را برای تصمیم گیرنده فراهم می کند. [48] به طور کلی ارزیابی عملکرد، فرایندی است که بوسیله آن کار کارکنان در فواصلی معین و به طور رسمی مورد بررسی و سنجش قرار می گیرد ؛ منظور از ارزیابی عملکرد اعضای هیات علمی عبارت است از: سنجش منظم فعالیت های آموزشی / پژوهشی اساتید و تعیین میزان دستیابی به اهداف نظام آموزشی، که بر اساس معیار های از قبل تعیین شده صورت می گیرد . حال مسئله آن است که معیارهای موجود ارزیابی عملکرد اعضای هیات علمی، کافی نبوده و دارای کاستی هایی می باشد، بدین صورت که در نظام ارزیابی موجود فقط خواسته ها و انتظارات سیستم آموزشی لحاظ شده و نظر خود اساتید و دانشجویان مورد توجه قرار نگرفته است . لذا سوال اصلی تحقیق این است: معیار های مطلوب ارزیابی عملکرد اعضای هیات علمی کدامند؟

داشبورد
یکی از ابزارهای مورد استفاده در هوشمندی کسب ‌و کار ابزاری به نام داشبورد می‌باشد که به همراه اجزا یک راه حل هوشمندی کسب‌وکار، یک حلقه کامل اندازه‌گیری و مدیریت عملکرد را برای سازمان پشتیبانی می‌نماید . داشبورد ابزاری گرافیکی می‌باشد که وضعیت شاخص های عملکردی را به صورت در لحظه و سلسله مراتبی به نمایش در می‌آورد] 27 [. مدیران و یا افراد تصمیم گیر در بعضی موارد لازم است که سریعاً تصمیمی را گرفته و آن را عملیاتی نمایند که برای این کار باید اطلاعات به صورت ملموس وگرافیکی در اختیار آنان قرار گیرد. داشبوردهای سازمانی ابزارهای بسیار مناسبی برای نمایش گرافیکی ارزیابی‌ها هستند. امروزه نرم‌افزارهای زیادی برای ارائه داشبوردهای سازمانی به وجود آمده که می‌توانند با انواع بانک‌های اطلاعاتی ارتباط برقرار کرده و ضمن اجرای عملیات محاسباتی نتایج اطلاعات را به صورت گرافیکی به نمایش بگذارند.

واژه داشبورد از داخل هواپیما یا خودرو الهام گرفته شده است و هدف اصلی آن در هر سه مورد خودرو،هواپیما و سازمان یکی است : مشاهده اطلاعات مورد نیاز و هدایت یک سیستم پیچیده .می‌توان ادعا کرد که هدایت سازمان های امروز، در محیط پیچیده رقابتی، به مراتب پیچیده‌تر از هدایت یک هواپیما است. بنا برین مدیران جهت اجرای ماموریت سازمان و حرکت در راه آرمان‌های سازمان، حداقل به وسایلی که نمایانگر جنبه‌های مختلف عملکرد سازمان و هدایت آن است نیاز دارند] 50[. تا آنجا که مربوط به داده ها است، داشبورد، نشان‌دهنده نوک کوه یخ است، یعنی آنچه را که کاربر در ابتدا می‌بیند و در صورت نیاز، برای کشف علل عملکرد، تجزیه و تحلیل بیشتر انجام می‌دهد (Ogan M., Oana Velcu 2011))

داشبوردها برای شناسایی روندها، الگوها و ناهنجاری‌های بصری در مورد کسب‌وکار، که موضوع طراحی اطلاعات بصری اهمیت دارد به مدیران کمک می کنند. چندین هدف مختلف از داشبورد انتظار می رود که عبارت‌اند از سازگاری و ثبات، نظارت و کنترل برنامه‌ریزی و ارتباطات (Pawls et al., 2009). داشبوردها به منظور بهبود تصمیم‌گیری با تقویت شناخت و سرمایه‌گذاری در توانایی‌های ادراکی انسان مورد انتظار هستند. از این رو، به تازگی علاقه به داشبورد افزایش یافته است، که گسترش و ازدیاد ارائه‌دهندگان راه حل داشبورد در بازار، گواه این مدعاست. (Ogan M . , Oana Velcu,2011) در استفاده از داشبورد باید اطلاعات به طور خلاصه، قابل‌فهم و مرتبط برای تصمیم‌گیری سریع و دقیق باشد Doina Maria and Vasile Bleotub , 2012))

برخي مزاياي داشبورد مديريتي عبارت‌اند از ] 50[ :
• ارائه تصويري كارآمد از عملكرد سيستم
• تشخیص مشکلات بالقوه پیش از تبدیل به بحران
• ايجاد توانايي در شناسايي و تصحيح روندهاي منفي
• قابليت اندازه‌گیری كارآمدي و ناكارآمدي سيستم
• توانايي در توليد گزارش هاي جزئي از روندهاي جديد
• توانايي تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر بر اساس اطلاعات کسب‌وکار جمع‌آوری شده
• ايجاد تراز بين راهبُردها و اهداف سازماني
• ذخيره زمان در ايجاد گزارش هاي سازماني
• ايجاد ديد كلي و سريع از عملكرد سيستم
• نظارت بر عملكرد سازمان، واحدها یا فعالیت‌ها
• تصمیم‌گیری سریع‌تر و بهتر
• به‌روز بودن اطلاعات
• نمايش وضعيت کل سازمان در يک نگاه
• دسترسي سريع به اطلاعات از مجموعه چند منبع

برای پیاده‌سازی داشبوردهای مدیریتی نرم‌افزارهایی به صورت متن باز رایگان و یا بسته‌های گران‌قیمت مجوز دار که توسط شرکت های صاحب‌نام مثل Oracle، IBM و... در بازار وجود دارد. همچنین نرم‌افزارهای بومی تولید داخل نیز توسط بعضی شرکت ها مثل ماهان،گسترش فناوری‌های کشاورز، ثانیه،راهکار سیستم، ایریا، سازمان نگار و . . . تهیه‌شده که می‌توان متناسب با نیاز استفاده نمود.

1-11-2. داشبوردها، اندازه گیري عملکرد سازمانی و مدیریت
یکی از کاربردهاي داشبورد، کمک به اندازه گیري عملکرد سازمانی و مدیریت است. سیستم هاي اندازه گیري عملکرد، با نظارت بر فرایندها و کنترل سازمان، دستیابی مطمئن به اهداف و مقاصد سازمان را امکان پذیر می سازد. [44]هدف داشبورد می تواند به منظور بهبود کنترل داخلی و مدیریت عملکرد در میان رکود اقتصادي و یا توانایی براي دسترسی سریعتر به بررسی جنبه هاي مختلف عملکرد یک شرکت باشد . بنابراین داشبوردهاي سازمانی راهی براي ارزیابی و چگونگی پیشرفت به سمت اهداف از پیش تعیین شده را فراهم نموده و به شناسایی نقاط قوت و ضعف کمک می نماید. [55]

2-11-2. اثرات پیاده سازی داشبورد بر سازمان
یکی از عوامل تقویت کننده پذیرش داشبوردهاي عملکرد این است که کارکردهاي BI علاوه بر تحلیلگران کسب وکار یا کاربران قوي در اختیار کاربران معمولی نیز قرار گیرد [28]همان گونه که قبلا ذکرگردید، مقادیر مربوط به شاخص ها از طریق داشبورد که یک رابط کاربر براي سازماندهی و ارائه اطلاعات و روشی آسان براي تفسیر اطلاعات می باشد به تحلیل گران نمایش داده می شوند. [56]

فهرست مطالب فصل دوم : ادبیات، مبانی نظری و پیشینه تحقیق 12 1-2 مقدمه : 13 2-2. هوش سازمانی 13 1-2-2. سیستم هوش تجاری به عنوان هسته تصمیم گیری 14 2-2-2. كاربرد هوش كسب و كار در سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی 15 3-2-2. نیازمندی های ارزیابی هوش تجاری در سیستم های برنامه ریزی منابع انسانی 16 3-2. ارزیابی عملکرد: 17 1-3-2 سیر تحول ارزیابی عملکرد 18 2-3-2. ارکان ارزیابی عملکرد چه چیزی باید مورد ارزیابی قرارگیرد؟ 19 3-3-2. ارزیابی چه زمانی صورت می پذیرد؟ 20 4-3-2. انواع ارزیابی 20 5-3-2. رویکردهای ارزیابی عملکرد 22 6-3-2. مراحل ارزیابی عملکرد 23 7-3-2. مدلهای ارزیابی عملکرد 23 8-3-2. ضرورت و اهمیت ارزیابی عملکرد 24 9-3-2. نقش فناوری اطلاعات در ارزیابی عملکرد 25 4-2. مدیریت منابع انسانی 25 1-4-2. عملکردها مدیریت منابع انسانی 26 2-4-2. تشریح مدل جامع ارزیابی عملکرد منابع انسانی 26 3-4-2. الگوهای متداول ارزیابی عملکرد سازمان ها و دستگاه های اجرایی 26 4-4-2. جایگاه و نقش نظام ارزیابی عملکرد در فرآیند توسعه منابع انسانی سازمان 27 5- 2. اثر فناوری اطلاعات و ارتباطات بر سازمان 29 6-2. مدیریت راهبردی – برنامه ریزی راهبردی 30 7-2. مدل SWOT 32 8-2. مراحل پیاده سازی مدل BSC 33 1-8-2. تعیین اندازه سازمان 33 2-8-2. تجزیه و تحلیل موقعیت سازمان 33 3-8-2. تثبیت چشم انداز 34 4-8-2. تعیین استراتژی های سازمان 34 5-8-2. تعیین وجه های مناسب برای شرکت 34 6-8-2. تدوین اهداف استراتژیک برای جنبه های تعیین شده 34 9-2 کارت امتیاز متوازن 35 10-2 . شاخص 35 11-2. داشبورد 36 1-11-2. داشبوردها، اندازه گیری عملکرد سازمانی و مدیریت 38 2-11-2. اثرات پیاده سازی داشبورد بر سازمان 38 12-2. برای ارزیابی برنامه توسعه دانشگاه میتوان دو نقش در نظر گرفت 38 1-12-2. ارزیابی زمینه و محیط 39 2-12-2. ارزیابی درون داد 39 3-12-2. ارزیابی فرآیند 39 4-12-2. ارزیابی برون داد 39 5-12-2. مدیریت دانشگاهی 40 13-2. عناصر اصلی تشکیل دهنده آموزش عالی و تنگناهای موجود 41 14-2. هیات علمی 42 15-2. قوانین و مقررات و آیین نامه ها 42 16-2. حوزه های مرتبط با اعضای هیات علمی 43 1-16-2. فعالیت های فرهنگی - تربیتی – اجتماعی 43 2-16-2. فعالیت های آموزشی 43 3-16-2. فعالیت های پژوهشی و فناوری 43 4-16-2 فعالیت های علمی و اجرایی 43 5-16-2 شاخص های مالی 43 17-2. پیشینه 44 منابع و مراجع: 101 منابع فارسی : 101 منابع انگلیسی 103   فهرست شکلها و نمودارها نمودار 1-2 : جایگاه و نقش نظام ارزیابی عملکرد در فرآیند توسعه منابع انسانی سازمان 29 شکل 2-2 بخش‌های سه گانه مدیریت راهبردی ]23[ 31 شكل 3- 2 الگوی مدیریت راهبردی فردآر. دیوید2004 ]24[ 32 شکل 4-2 چارچوب تحلیل SWOT 33