بررسی تاثیر میزان بكارگیری فن‌آوری اطلاعات بر ساختار سازمانی شركت سهامی بیمه ایران در شهر تهران

فصل اول:

معرفی تحقیق

 - مقدمه

- تعریف موضوع

- بیان مساله

- اهداف تحقیق

- اهمیت و ضرورت تحقیق

- فرضیه‌های تحقیق

- تعاریف عملیاتی متغیرها و واژه‌های اصلی تحقیق

 مقدمه:

تحولی ژرف در شرف وقوع است. تحولی كه در سالهای آینده جامعه صنعتی را اساساً دگرگون خواهد نمود. این تحول ویژه، نتیجه پیشرفتهای سریع و بی‌سابقه تكنولوژی اطلاعات در سالهای اخیر است. پیشرفت علم و دانش در سالهای اخیر دستاوردهای فراوانی را برای انسان به همراه داشته است. آخرین پیشرفتها در زمینه ارتباطات، مخابرات، ماهواره‌ها، كامپیوترها، مسافرتهای فضایی، مهندسی ژنتیك و سایر علوم، نوید بخش تحولات بیشتر در قرن آینده است. (فقیه و سرافراز، 1372، ص 22)

الوین تافلر در كتاب جابجایی در قدرت به عناصر سه گانه قدرت اشاره می‌كند كه عبارتند از:

خشونت، ثروت و دانایی. بدین معنا كه اگر در زمان انقلاب صنعتی، قدرت سرمایه یا ثروت حرف اول را در جهان آنروز می‌زد ولی امروزه این قدرت، مفهوم دانایی است كه حرف اول را در جهان خواهد زد. به زعم تافلر بر خلاف دهه‌های قبل این قدرت زور یا بازو نیست كه تعیین كننده قدرت جهانی یا گوینده حرف اول در جهان است بلكه این دانایی و اطلاعات بشری است كه می‌تواند تكلیف ابرقدرت آینده را در جهان آینده روشن كند در نتیجه سرمایه‌گذاری‌های انفعالی و اقتصادی در این قرن در مقابل سرمایه‌گذاریهای اطلاعاتی و علمی بسیار ناچیز و كم و كمتر خواهد شد. تافلر علت فروپاشی اتحاد جماهیر شوروی را نیاز اطلاعاتی او به تكنیكها و فنون اطلاعاتی پیشرفته در زمینه تكنولوژی نظیر كامپیوتر می‌داند و همچنین علت قدرتمندی ژاپن در صحنه جهانی امروز و آینده را بعلت برخورداری از نظام اطلاعاتی و دانایی دقیق در صحنه جهانی می‌داند و یا علت ابرقدرت شدن احتمالی اروپا در یكی كردن قدرت تحقیق و توسعه و جمع‌آوری توان اطلاعاتی و دانایی خود در زمینه پیشرفت و تكنولوژی می‌داند. (تافلر، 1370، ص 90)

عصر اقتصاد خود معیشتی و كشاورزی با بهره‌گیری از روشهای مبتدی مانند نیروی فیزیكی انسان و حیوان نقش اقتصادی خود را ایفا كرد و عصر انقلاب صنعتی نیز بر پایه بهینه سازی روش تولید انبوه با استفاده از نیروهای محركه و بهره‌گیری از منابع انرژی شكوفایی خود را نمایان ساخت. اما اكنون عصر اطلاعات است كه هسته و یاخته اساسی آنرا توانهای رایانه‌ای و شبكه‌های ارتباطی تشكیل می‌دهد در این دوران هدف اساسی بر افزایش توان فكری و اطلاعاتی و ارتباطی جامعه قرار دارد كه محصول چنین ساختاری افزایش آگاهی اجتماعی و برقراری تعادل در دانش عمومی و بهره‌گیری از فناوریهاست و از آنجایی كه بهره‌گیری از رایانه‌ها از دهه 50 آغاز شده. اهمیت این فناوریها بر همگان اثبات شده است. (مومنی، 1380، ص 664)

نگرش جدیدی كه بر دنیای پست مدرن[1] حاكم است نشان می‌دهد كه خواسته‌های اقتصاد پویا و سازمانهای جدید و در حال تحول مستلزم ایجاد ساختارهای جدید اجتماعی، سبكهای رهبری جدید و همچنین رهیافتهای نوین در ساختار سازمانی است و همه ناشی از سیل عظیم تولید و گسترش اطلاعات در عصر حاضر است كه سازمان را مجبور به نگرش مجدد در عملكرد و فعالیتهایش می‌كند.

تعریف موضوع:

دوران جدید كه به عصر اطلاعات یا انفورماتیك معروف شده نوید دهنده جهانی نو با شیوه‌های نوین بكارگیری اطلاعات است. تاثیر شگرفی كه فناوری اطلاعات[2]در دو دهه اخیر بر كار و زندگی بشر گذاشته در خلال تمدن چندین هزار ساله او سابقه ندارد. IT یا بعبارتی كاربرد علمی نظامهای كامپیوتری توانسته علوم مختلف را یاری دهد كه هر یك گامی بلندبر داشته‌اند. (فلاح همت‌آبادی، 1382، صفحه 3)

سازمانها نیز در این دوران به مثابه «مغزهای پردازش كننده اطلاعات»[3] در نظر گرفته می‌شوند. سازمانها سیستمهای اطلاعاتی هستند. هر جنبه‌ای از عملكرد سازمان بستگی به پردازش اطلاعات دارد و مدیران تصمیمات خود را از طریق پردازش اطلاعات اتخاذ می‌كنند. با پیدایش اینترنت و اینترانت سازمانها مترادف با جریان اطلاعات گردیده‌اند. (مورگان به نقل از وارث 1380، صفحه 124)

همچنین در سازمانهای امروزی مدیران مجهز به رایانه‌های شخصی شده‌اند كه نه تنها امكان دسترسی به پایگاههای مركزی داده‌ها را برای آنها فراهم می‌كند بلكه به آنها اجازه می‌دهد كه خود اطلاعاتی را ایجاد نموده و در پایگاههای اطلاعاتی ذخیره نمایند. مدیران در جوامع كنونی در جمع‌آوری اطلاعات و ذخیره‌سازی آن روی به عدم تمركز آورده‌اند. در ده سال آینده یافتن مدیری كه بطور منظم از كامپیوتر برای نظارت بر فعالیتهای سازمانی خود و همچنین جمع‌آوری اطلاعات اولیه برای تصمیم‌گیری استفاده نكند غیرعادی بنظر خواهد آمد غیر معقول نیست كه پیش‌بینی كنیم در آینده بسیار نزدیك سازمانها بر اساس شبكه اطلاعاتی خود ساختاربندی خواهند شد. در آینده مدیران با استفاده از سیستم اطلاعاتی قادر خواهند شد كه به طور اثربخش فعالیتها را هماهنگ و كنترل نمایند و نیاز به دوائر ستادی و تعداد زیادی از مدیران میانی را كاهش دهند. استیفن را بینز در كتاب تئوری سازمان برخی از تبعات انقلاب حاصله در فناوری اطلاعاتی كه امكان وقوع آن هست را بدین گونه بر می‌شمارد:

1- بوجود آمدن تركیبی از تمركز و عدم تمركز در سازمان

2- بوجود آمدن سازمانهای تخت‌تر (سطح‌تر)

3- امكان كار كردن دهها میلیون نفر از كارگران و كارمندان در منزل

(رابینز، 80، ص 417)

بنابر شواهدی كه ارائه گشت امروزه IT بعنوان ابزار استراتژیك مطرح است. در این شرایط حساس كه كشورهای صنعتی سخت غرق در انقلاب ناشی از فناوریهای اطلاعاتی، كامپیوتر و میكروالكترونیك هستند كشورهای در حال توسعه در حاشیه قرار می‌گیرند. ولی در آینده این كشورها یا با بدست آوردن و بكارگیری دانش در جهت سرعت بخشیدن به حركت چرخهای اقتصادی و اجتماعی خود جلو خواهند رفت یا در بازار رقابت فشرده و در حال افزایش جهانی واپس خواهند رفت.

بیان مساله:

فن‌آوری اطلاعات در عصر انفجار اطلاعات با سرعتی فزاینده در حال پیشرفت و دگرگونی است. سیستمهای مختلف رایانه‌ای هر روزه در نهادهای مختلف اقتصادی اجتماعی و صنعتی و اداری جهان پیشرفته، بیشتر و بیشتر ریشه دوانیده و در روند تصمیم‌گیریهای درون سازمان تحولات اساسی ایجاد می‌كنند. بهره‌گیری از امكانات ناشی از توسعه سیستمهای اطلاعاتی مبتنی بر كامپیوتر برای تسریع در عملیات اداری و عرضه سریع و مقرون به صرفه خدمات و محصولات تولیدی سازمانها، باعث شده است كه در كشورهای توسعه یافته اینگونه سیستمها تقریباً در بیشتر رشته‌ها بكار گرفته شوند. در حال حاضر در بسیاری از كشورهای در حال توسعه و از جمله كشورمان ایران سازمانها تمایل زیادی برای بهره‌گیری و استفاده از این فناوریهای اطلاعاتی از خود نشان می‌دهند. با در نظر گرفتن این موضوع كه در آینده هیچ عاملی مانند فناوری اطلاعات قادر به تغییر طراحی سازمانها نخواهد بود. تحقیق در این زمینه امری ضروری خواهد بود. از طرفی دیگر با توجه به تمایل سازمانهای كشور ما جهت استفاده از فن‌آوریهای اطلاعاتی لازم است مدیران پیشاپیش از اثراتی كه احتمالاً این فناوریها بر سازمان، افراد و… می‌گذارند آگاهی یافته و با چشمانی كاملاً باز فن‌آوریهای اطلاعاتی را وارد سازمان كرده (متناسب با سطوح مدیریت و مهارت كاربران) و از آنها استفاده نمایند. با در نظر گرفتن این موارد در تحقیق حاضر به بررسی اثرات ناشی از كاربرد فن‌آوریهای اطلاعاتی در سازمان بر ساختار سازمانی خواهیم پرداخت و به این سوال اساسی پاسخ خواهیم داد كه: كاربرد فن‌آوری اطلاعات چه اثراتی بر ساختار سازمانی دارد؟

اهداف تحقیق:

هدف اولیه تحقق ارائه چهارچوبی از میزان و چگونگی اثرگذاری فن‌آوری اطلاعات بر ساختار سازمانی می‌باشد كه این موضوع به مدیران كمك خواهد كرد تا نسبت به اثرات فناوری اطلاعات بر ساختار سازمان آگاهی یابند و به آنها در جهت حل مشكلات سازمان (از نظر ساختاری) یاری خواهد رساند.

دوم: شناخت بهتر فناوریهای اطلاعاتی و پیشرفتهای حاصله در این زمینه در جهت استفاده مدیران، دانشجویان و محققان.

سوم: بررسی رابطه میان فناوریهای اطلاعاتی و ابعاد ساختار سازمانی جهت استفاده مدیران، دانشجویان و محققان.

چهارم: بررسی وضعیت سازمان مورد مطالعه (شركتهای سهامی بیمه ایران) از لحاظ بهره‌گیری فناوریهای اطلاعاتی.

پنجم: فهم اینكه متغیر فناوری اطلاعات بر كدامیك از ابعاد ساختاری سازمانی بیشترین تاثیر را دارد.

اهمیت و ضرورت تحقیق:

تا قبل از سال 1960 در روند سیر تكاملی تئوری سازمان ما شاهد این قضیه هستیم كه در آن دوران به سازمان بعنوان سیستمی بسته نگاه می‌شد كه پدیده‌ای بود جدا از محیط خارج از خود. با آغاز دهه 1960 و تحقیقات التون میو در كمپانی وسترن الكتریك دیدگاه سیستم باز شروع به غالب شدن بر تئوری سازمان كرد. در این دیدگاه سازمان پدیده‌ای است كه با محیط بیرون خود ماده، انرژی و اطلاعات تبادل می‌كند. در واقع كلید درك سازمان بعنوان سیستم باز واقف شدن به این قضیه است كه سازمان با محیط در تعامل است و اگر سازمان خواهان اثربخشی خود است لازم است كه سازمان خود را با محیط تطبیق دهد. این امر در قالب سیستمهای باز نیاز به این دارد كه سازمانها ساز و كارهای نظارت و بازخورد را برای تعیین، تشخیص و درك محیط واحساس تغییرات حاصله در محیط تعدیلات ضروری ایجاد كرده و توسعه دهند. بدون اطلاعات صحیح و كافی سازمان در دریای عدم اطمینان غوطه‌‌ور است و هر قدر بر پیچیدگی محیطی و سرعت و شتاب تغییرات افزوده شود. عدم اطمینان زیاد می‌شود و تنها چیزی كه می‌تواند این عدم اطمینان را كاهش دهد اطلاعات است.

در دنیای امروز اطلاع رسانی بعنوان مجموعه‌ای از روشها و ابزارهای كه ذخیره‌سازی، سازماندهی، پردازش و بازیابی اطلاعات را در ابعاد گوناگون محقق می‌سازد به منزله یك سرمایه ملی درآمده است و در حكم پشتوانه‌ای برای نیل به اهداف توسعه كه نهایتاً پیشرفتهای صنعتی، فرهنگی و اقتصادی را به دنبال خواهد داشت. مجموعه این ابزارهایی كه منجر به ذخیره‌سازی، سازماندهی، پردازش و بازیافت اطلاعات در دنیای امروز شده‌اند فناوری اطلاعاتی می‌باشد. و از زمان مطرح شدن این قضیه بیش از چند دهه نمی‌گذرد چرا كه تمایل و نیاز به استفاده از فن‌آوری اطلاعاتی جدید بصورت موجی فراگیر در آمده است و مدیران و سازمانهای كشورها از جمله كشورمان ایران را نیز متاثر ساخته است. آنچه كه تا چند سال قبل بعنوان یك مزیت رقابتی محسوب می‌شد امروزه بعنوان یكی نیاز رقابتی مطرح می‌باشد و از حالت انحصاری كه در قبل داشت بیرون آمده و در اختیار همگان قرار گرفته است. نكته قابل توجه در استفاده از فناوریهای اطلاعاتی در سازمانهای كشورهای در حال توسعه مساله كنترل معدودی از كشورهای در حال توسعه بر فناوریهای جدید و نیاز به منابع مالی هنگفت در اجرای تحقیقات مرتبط با فناوریهای اطلاعات می‌باشد كه سبب گشته تا پیشرفتهای حاصله در این زمینه مبتنی بر نیازهای كشورهای در حال توسعه نباشد. با این وجود این كشورها برای ورود به عرصه رقابت جهانی و دنیای فراصنعتی ناگزیر به بهره‌گیری از فناوریهای اطلاعاتی جدید بوده و هیچ‌گونه سستی در این زمینه توجیه پذیر نخواهد بود با توجه به هزینه‌بر بودن ابزارها و تكنیكهای مربوط به كاربرد فناوریهای اطلاعاتی و ضعف مالی كشورهای در حال توسعه آگاه نمودن مدیران سازمانها در این كشورها از اثرات فناوری اطلاعات بیش از پیش ضرورت می‌یابد. در ضمن باید به این نكته نیز توجه داشت كه خرید و هزینه‌های مربوط به ابزارها و وسایل فناوریهای اطلاعاتی و رایانه‌های پیشرفته تعیین كننده تحول و پیشرفت و توسعه سازمانی نیست و آنچه اهمیت دارد چگونگی میزان كاربرد این فناوریها در سازمانهاست لذا در این پژوهش در پی آنیم تا این بینش را فراروی مدیران قرار دهیم كه اثرات ناشی از كاربرد این فناوریهای اطلاعاتی بر ساختار سازمانی (ابعاد ساختار سازمانی) چگونه خواهد بود.

فرضیات تحقیق:

فرضیه اصلی تحقیق: بین میزان استفاده از فناوری اطلاعات و ساختار سازمانی رابطه معنا‌داری وجود دارد.

فرضیه اول: بین میزان استفاده از فناوری اطلاعات و پیچیدگی سازمانی رابطه معناداری وجود دارد.

فرضیه دوم: بین میزان استفاده از فناوری اطلاعات و رسمیت سازمانی رابطه معناداری وجود دارد.

فرضیه سوم: بین میزان استفاده از فناوری اطلاعات و تمركز سازمانی رابطه‌ معناداری وجود دارد.

فرضیه چهارم: بین میزان استفاده از فناوری اطلاعات و نسبت پرسنلی سازمانی رابطه معناداری وجود دارد.

تعاریف عملیاتی متغیرها و واژه‌های اصلی تحقیق

- فناوری اطلاعات[4]:

عبارتست از مجموعه‌ای از ابزارها و روشهایی كه بعنوان نقطه همگرایی الكترونیك و پردازش اطلاعات دانش جدیدی را برای گردآوری، ذخیره‌سازی، پردازش، سازماندهی، انتقال و نمایش اطلاعات در اختیار انسان قرار می‌دهد از اینرو اصطلاح فناوری اطلاعات برای توصیف فناوریهایی بكار می‌رود كه ما را در راه ثبت، ذخیره‌سازی، پردازش، بازیابی، انتقال و دریافت اطلاعات یاری می‌كنند. این اصطلاح فناوریهای نوینی مانند كامپیوتر، انتقال از طریق فاكس، میكروگرافها، ارتباطات از راه‌دور، میكروالكترونیكها، همچنین، فناوریهای قدیمی‌تر نظیر سیستمهای بایگانی اسناد، ماشینهای محاسباتی مكانیكی و چاپ و حكاكی را در بر می‌گیرد. (بهان، هولمز، 1377، ص 5)

منظور از فن‌آوری اطلاعات در این تحقیق میزان كاربرد مدیران شركتهای سهامی بیمه ایران از این نوع فن‌آوریها من جمله سیستمهای اتوماسیون اداری، سیستمهای بایگانی، سیستم اطلاعات مدیریت، فناوریهای اینترنت و دیگر مواردی است كه در نتیجه نمره‌دهی مدیران به پرسشنامه‌ای كه به همین منظور تهیه شده است مشخص می‌شود.

- ساختار سازمانی[5]: ساختار سازمانی راه یا شیوه‌ای است كه بوسیله آن فعالیتهای سازمانی تقسیم، سازماندهی و هماهنگ می‌شوند. (اعرابی، 1376، ص 15) در این تحقیق 4 بعد از ابعاد ساختار سازمانی یعنی پیچیدگی، رسمیت، تمركز و نسبت پرسنلی شركت سهامی بیمه ایران بعنوان متغیر وابسته در نظر گرفته شده است و منظور از ساختار سازمانی پاسخهایی است كه مدیران شركتهای سهامی بیمه ایران به دو پرسشنامه ابعاد ساختار سازمانی رابینز و پرسشنامه محقق ساخته نسبت پرسنلی می‌دهند، خواهد بود.

- پیچیدگی[6]:

پیچیدگی به میزان تفكیكی كه در سازمان وجود دارد اشاره می‌كند تفكیك افقی، میزان یا حد تفكیك افقی بین واحدها را نشان می‌دهد. تفكیك عمودی به عمق یا ارتفاع سلسله مراتب سازمانی نظر دارد تفكیك بر اساس مناطق جغرافیایی، به میزان پراكندگی واحدها و امكانات و نیروهای انسانی از لحاظ جغرافیایی اشاره دارد.

- رسمیت[7]:

رسمیت به میزان یا حدی كه مشاغل استاندارد شده‌اند اشاره می‌كند.

(رابینز، 1380، ص 102-81)

- تمركز[8]:

در سلسله مراتب اختیارات، تمركز به آن سطح از اختیارات گفته می‌شود كه قدرت تصمیم‌گیری دارد، هنگامی كه تصمیم در سطح بالای سازمانی گرفته می‌شود آن سازمان متمركز و هنگامی كه تصمیم‌گیری‌ها به سطوح پایین‌تر سازمان تفویض گردد می‌گویند كه سازمان غیر متمركز است. (دفت، 1379، ص 31)

نسبت‌های پرسنلی[9]:

این نسبت بیان كننده بكارگیری افرادی است كه برای وظایف مختلف و دوایر گوناگون به استخدام سازمان در می‌آیند. نمونه‌هایی از نسبت پرسنلی عبارتند از نسبت مدیریت، نسبت اداری، نسبت ستادی یا نسبت كاركنانی كه دستمزد مستقیم و كاركنانی كه دستمزد غیرمستقیم می‌گیرند.

(همان ماخذ، ص 32)

منظور از هر چهار مقوله رسمیت، پیچیدگی، تمركز و نسبتهای پرسنلی در این پژوهش میزان امتیازی است كه هر مدیر یا معاون به پرسشنامه‌ای كه برای سنجش این مولفه‌ها در نظر گرفته شده است می‌دهد، می‌باشد.

[1] - Post modern

[2] - Information Technology

[3] - Information processing Brains

[4] - Information Technology

[5] - Organizational Structure

[6] - Complexity

[7] - Formalization

[8] - Centralization

[9] - Personne lratios