بر اساس اطلاعات ، اعضای هیات علمی دانشگاه تربیت مدرس برای شرکت در فرآیند انتخاب کتاب سال این دانشگاه باید آثار خود را تا ۲۴ مهرماه به مرکز نشر آثار علمی دانشگاه ارسال کنند.
آثار ارسالی برای انتخاب در کتاب سال دانشگاه تربیت مدرس باید برای اولین بار در سال ۹۴ منتشر شده باشد.
همچنین باید یکی از صاحبان اثر ارسالی عضو هیات علمی دانشگاه تربیت مدرس باشد و نام وی با عنوان «عضو هیات علمی دانشگاه تربیت مدرس» بر روی جلد یا صفحه شناسنامه کتاب درج شده باشد.
در این فرآیند کتابهایی که اعضای هیات علمی دانشگاه تربیت مدرس در نگارش فصل یا فصولی از آن مشارکت داشتهاند نیز بررسی خواهند شد.